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Excel"數據有效性"和"條件格式"高級應用 |
| 發(fā)布時間: 2012/7/4 16:36:07 |
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數據錄入是一項既枯燥又煩瑣，且容易出錯的事情。不過如果我們能夠合理的利用Excel中的“數據有效性”和“條件格式”這兩項功能，那么我們的數據錄入工作的出錯機率將會大大的降低。但是朋友們知不知道如果把Excel函數和“數據有效性”、“條件格式”結合起來能夠達到更好的效果嗎？那么我們且來看看。 一、檢查空單元格 大量數據錄入完畢之后肯定先要檢查一下有沒有遺漏的單元格沒有輸入數據。如果用肉眼去看的話，太沒效率了。試試“Isblank”函數吧。拖動鼠標，將所有數據區(qū)域全部選中，接著點擊菜單欄中的“格式”---“條件格式”在彈出的條件格式對話框中的第一個下拉列表框中選擇“公式”在后面的輸入框中輸入 “=isblank(a1)”  接著點擊“格式”按鈕。在“單元格格式”對話框中切換到“圖案”選項。任意選擇一種填充顏色。單擊兩次“確定”返回主界面。這時我們可以看到數據區(qū)域中的所有空白單元格全部都會以我們剛剛所預設的顏色顯示。  顏色顯示。見圖2 這里需要注意一點。我們一定要設置單元格的填充顏色，而不是設置字體格式。因為我們需要空白單元格高亮顯示，如果我們設置的是字體格式而不是單元格的填充顏色的話，此時因為空白單元格中沒有任何數據，所以該格式起不到任何效果。 二、防止數據重復輸入。 很多時候我們在工作中錄入的數據是不允許重復的。例如本例中的“學號”或是員工資料中的“身份證號”“畢業(yè)證號”等等。我們同樣可以利用函數來防止我們重復輸入。 拖動鼠標選中我們不允許重復的數據區(qū)域。本例中為“B2：B13”接著點擊菜單欄中的“數據”---“有效性”在“允許”下拉列表框中選擇“自定義”在公式一欄中輸入“=COUNTIF($B$2:$B$13,B2)=1”  接著切換到“出錯警告”標簽。在錯誤信息一欄中輸入“您輸入了重復數據!”。  最后點擊“確定”返回主界面。 現在我們在B列中輸入學生的學號時，如果輸入了相同的學號，則系統(tǒng)會彈出如下對話框阻止您。 三、檢查字數。 有時候我們輸入數據的時候，該字段的字數全都是一樣的，這樣我也可以用函數來檢查。例如我們輸入員工的身份證號碼。這些字段的字數全是18位。這時我們有必要有函數來檢查一下我們輸入的字數是否足夠。我們假設本例中的“學號”字段全部都是五位數。拖動鼠標選中“B2：B13”接著點擊菜單欄中的“數據”---“有效性”。在“允許”下拉列表框中選擇“自定義”在公式一欄中輸入“=len(b2)=5”。接著切換到“出錯警告”標簽。在錯誤信息一欄中輸入“您輸入的字數有誤!”。接著點擊“確定”返回。現在如果我們在“學號”這一列輸入的字數不夠五位數，那么系統(tǒng)同樣會彈出對話框阻止。  四、查找前幾名的數據。 大家都知道用“Max”或“Min”函數來返回數據的最大值或最小值。但是如果我們需要系統(tǒng)返回前幾名或是后幾名的數據呢？例如：我需要總分前三名的同學的姓名以紅色顯示。不知道大家還有沒有辦法？ 來試試“large”函數吧。 拖動鼠標選中所有學生姓名也就是"A2:A13"區(qū)域。接著點擊菜單欄中的“格式”---“條件格式”在第一個下拉列表框中選擇“公式”。在第二個輸入框中輸入公式“=I2>LARGE($I$2:$I$13,4)”再點擊“格式”按鈕。在“單元格格式”對話框中設置好字體格式。單擊兩次確定返回主界面。現在我們可以看到前三名的同學姓名已經以我們設置的格式顯示在單元格中了。 本文出自：億恩科技【www.allwellnessguide.com】 |
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