Word“樣式與格式”排版妙用

    好處一. 快速同步同級標題的格式

　　好多朋友都對編排長篇文檔比較犯怵，原因大體有兩個，首先是手工在長篇文檔中查找同級標題并設(shè)置好標題格式，本身就是個麻煩的事情。試想要在幾十頁、上百頁的文件里找出所有同級標題來，恐怕沒有幾十分鐘是下不來的。兩者，如果文件排好后交到領(lǐng)導(dǎo)手里，領(lǐng)導(dǎo)卻讓我們將某一級別的標題字體再換一換，那么剛才那份“折磨”恐怕又得重來一次了，整體效率很低。其實，如果我們事先使用了“格式與樣式”功能，這些問題就能輕松地迎刃而解了。

　　一. 快速套用現(xiàn)有標題樣式

　　1. 編輯完成后套用樣式

　　這種方法非常類似于平時的格式刷使用，需要先將標題選中，然后再點擊“樣式與格式”窗格中的相應(yīng)樣式即可。雖然設(shè)置好樣式后可以方便地快速修改同級標題格式，但要將所有同級標題從偌大的文章中找出也要花費大量的時間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實用多了。

　　2. 編寫文件時套用樣式

　　這種方法可以讓我們一邊編寫文件一邊設(shè)置樣式，為了加快操作效率，可以給每個樣式設(shè)置一個快捷鍵

　　1） 點擊“樣式與格式”窗格中第一個樣式后面的菜單按鈕，執(zhí)行“修改”命令，如圖2位置1

　　2） 然后在彈出的“修改樣式”窗口中點擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令，如圖2位置2

　　3） 將鼠標定位于“請按新快捷鍵”一欄，為它設(shè)置一個快捷鍵后點擊“指定”按鈕即可，如圖2位置3

　　4） 以此類推，為其他樣式也設(shè)置好相應(yīng)的快捷鍵

    二. 快速修改同級標題樣式

　　不過，剛才使用的還都是Word默認的一種比較簡陋的樣式，如果我們對標題格式有著特殊的要求，其實也是可以自定義樣式并同步更新的。

　　1. 手動更新同級標題

　　首先，按照自己的要求對標題設(shè)置一個新格式，然后再點擊它所屬樣式的菜單鈕（如圖2位置1），執(zhí)行“更新以匹配選擇”命令。此時您便會發(fā)現(xiàn)，文檔中所有使用了該樣式的標題（同級標題）會馬上同步換成新樣式。如圖3所示
 

    好處二. 快速在文檔中定位

　　Word的樣式功能除了能夠快速同步標題格式以外，還能借助“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能幫助我們在文檔中迅速定位。

　　使用方法很簡單，只要點擊“視圖”菜單→“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令，那么一個類似于文章目錄的窗口便出現(xiàn)在了畫面左側(cè)，如圖5所示。點擊其中的標題即可快速跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的內(nèi)容區(qū)，就像使用Web導(dǎo)航頁面一樣方便。

　  好處三. 方便生成文檔目錄

　　不過，上例的文檔結(jié)構(gòu)圖只能在使用電腦瀏覽文件時方可生效，如果想讓打印出來的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文檔目錄了。值得慶幸的是，如果在Word中設(shè)置了樣式以后，繁瑣的目錄制作過程就會變得非常輕松。

　　一. 快速建立目錄

　　1. 點擊“插入”菜單→“插入目錄”命令，彈出“目錄”窗口

　　2. 確保窗口中“格式”一欄選擇為“來自模板”，然后點擊“確定”按鈕

　　3. 此時，文章的開頭便會自動生成一個目錄，如圖6所示。而且值得一提的是，這個目錄除了能夠直接打印出來以外，還能在通過電腦瀏覽文件時，用Ctrl鍵 + 相關(guān)目錄項 來實現(xiàn)內(nèi)容的快速跳轉(zhuǎn)，效果類似于上面介紹的“文檔結(jié)構(gòu)圖”。

 

    不過，可能我們也會不滿意Word所默認的目錄級別，這時可以由我們自已定義。點擊“工具”菜單→“插入目錄”命令，在如圖7所示的“目錄”窗口中選擇好新的級別，然后點擊“確定”按鈕即可更新整個目錄了。

    寫在最后

　　寫到這里，關(guān)于“樣式與格式”在長篇文檔排版中的妙用就給大家介紹完了，不知您有沒有豁然開朗的感覺？其實，在我們的Word之中，還有好多像“樣式與格式”這樣值得學(xué)習的好功能，正確地了解并掌握這些功能，可以幫助我們更快更好地完成文檔的編制，希望今天這篇文章能夠拋磚引玉，讓更多的朋友積極去查找Word的一些“隱藏功能”，提高自己的工作效率。

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