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Word“樣式與格式”排版妙用

發(fā)布時間:  2012/7/21 15:09:36
 相信好多朋友都見到過Word的“樣式與格式”功能,如圖1所示。但是,大多數(shù)朋友可能還是更習慣于使用格式刷來批量設(shè)置文本格式,每次詢問他們時,都會得到“Word的默認樣式太簡陋,也不及格式刷用起來方便 ……”這樣的答復(fù)。

  其實,筆者認為這都是由于大家對Word樣式的功能了解不深所致。所以,今天筆者就來給大家介紹一下這個“樣式與格式”在長篇文檔的排版里究竟有什么妙用?

“樣式與格式”在排版中的妙用

 

    好處一. 快速同步同級標題的格式

  好多朋友都對編排長篇文檔比較犯怵,原因大體有兩個,首先是手工在長篇文檔中查找同級標題并設(shè)置好標題格式,本身就是個麻煩的事情。試想要在幾十頁、上百頁的文件里找出所有同級標題來,恐怕沒有幾十分鐘是下不來的。兩者,如果文件排好后交到領(lǐng)導(dǎo)手里,領(lǐng)導(dǎo)卻讓我們將某一級別的標題字體再換一換,那么剛才那份“折磨”恐怕又得重來一次了,整體效率很低。其實,如果我們事先使用了“格式與樣式”功能,這些問題就能輕松地迎刃而解了。

  一. 快速套用現(xiàn)有標題樣式

  1. 編輯完成后套用樣式

  這種方法非常類似于平時的格式刷使用,需要先將標題選中,然后再點擊“樣式與格式”窗格中的相應(yīng)樣式即可。雖然設(shè)置好樣式后可以方便地快速修改同級標題格式,但要將所有同級標題從偌大的文章中找出也要花費大量的時間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實用多了。

  2. 編寫文件時套用樣式

  這種方法可以讓我們一邊編寫文件一邊設(shè)置樣式,為了加快操作效率,可以給每個樣式設(shè)置一個快捷鍵

  1) 點擊“樣式與格式”窗格中第一個樣式后面的菜單按鈕,執(zhí)行“修改”命令,如圖2位置1

  2) 然后在彈出的“修改樣式”窗口中點擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令,如圖2位置2

  3) 將鼠標定位于“請按新快捷鍵”一欄,為它設(shè)置一個快捷鍵后點擊“指定”按鈕即可,如圖2位置3

  4) 以此類推,為其他樣式也設(shè)置好相應(yīng)的快捷鍵

“樣式與格式”在排版中的妙用

    二. 快速修改同級標題樣式

  不過,剛才使用的還都是Word默認的一種比較簡陋的樣式,如果我們對標題格式有著特殊的要求,其實也是可以自定義樣式并同步更新的。

  1. 手動更新同級標題

  首先,按照自己的要求對標題設(shè)置一個新格式,然后再點擊它所屬樣式的菜單鈕(如圖2位置1),執(zhí)行“更新以匹配選擇”命令。此時您便會發(fā)現(xiàn),文檔中所有使用了該樣式的標題(同級標題)會馬上同步換成新樣式。如圖3所示
 

“樣式與格式”在排版中的妙用

 
    2. 自動更新同級標題

  而如果您覺得每次都這樣手動更新太麻煩的話,Word還支持一個自動更新樣式的功能,用起來更加方便。
 


  同樣,先點擊樣式窗格中一個樣式的菜單鈕,執(zhí)行“修改”命令。然后,在彈出的如圖4所示“修改樣式”窗口中勾選“自動更新”一項,點擊“確定”按鈕。

 

“樣式與格式”在排版中的妙用

 
    這時,當我們對這個級別的標題進行格式修改時,無須點擊“更新以匹配選擇”即可以馬上將樣式同步到其他標題上,操作更加方便。
 
    好處二. 快速在文檔中定位

  Word的樣式功能除了能夠快速同步標題格式以外,還能借助“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能幫助我們在文檔中迅速定位。

  使用方法很簡單,只要點擊“視圖”菜單→“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令,那么一個類似于文章目錄的窗口便出現(xiàn)在了畫面左側(cè),如圖5所示。點擊其中的標題即可快速跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的內(nèi)容區(qū),就像使用Web導(dǎo)航頁面一樣方便。


“樣式與格式”在排版中的妙用

   好處三. 方便生成文檔目錄

  不過,上例的文檔結(jié)構(gòu)圖只能在使用電腦瀏覽文件時方可生效,如果想讓打印出來的文件也能快速查找,恐怕就只能借助于文檔目錄了。值得慶幸的是,如果在Word中設(shè)置了樣式以后,繁瑣的目錄制作過程就會變得非常輕松。

  一. 快速建立目錄

  1. 點擊“插入”菜單→“插入目錄”命令,彈出“目錄”窗口

  2. 確保窗口中“格式”一欄選擇為“來自模板”,然后點擊“確定”按鈕

  3. 此時,文章的開頭便會自動生成一個目錄,如圖6所示。而且值得一提的是,這個目錄除了能夠直接打印出來以外,還能在通過電腦瀏覽文件時,用Ctrl鍵 + 相關(guān)目錄項 來實現(xiàn)內(nèi)容的快速跳轉(zhuǎn),效果類似于上面介紹的“文檔結(jié)構(gòu)圖”。

“樣式與格式”在排版中的妙用 

    不過,可能我們也會不滿意Word所默認的目錄級別,這時可以由我們自已定義。點擊“工具”菜單→“插入目錄”命令,在如圖7所示的“目錄”窗口中選擇好新的級別,然后點擊“確定”按鈕即可更新整個目錄了。

“樣式與格式”在排版中的妙用

    寫在最后

  寫到這里,關(guān)于“樣式與格式”在長篇文檔排版中的妙用就給大家介紹完了,不知您有沒有豁然開朗的感覺?其實,在我們的Word之中,還有好多像“樣式與格式”這樣值得學(xué)習的好功能,正確地了解并掌握這些功能,可以幫助我們更快更好地完成文檔的編制,希望今天這篇文章能夠拋磚引玉,讓更多的朋友積極去查找Word的一些“隱藏功能”,提高自己的工作效率。

本文出自:億恩科技【www.allwellnessguide.com】

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