云辦公工具：哪個(gè)適合你？

許多公司正在部署云軟件，但是很少有公司做好了將他們熟悉的本地工具徹底向云計(jì)算遷移的準(zhǔn)備。

紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館首席技術(shù)官Juan Montes稱，現(xiàn)代藝術(shù)博物館在去年6月份開(kāi)始向云遷移，當(dāng)時(shí)該博物館將本地電子郵件系統(tǒng)更換為谷歌基于云的Gmail和Calendar。他表示，隨著員工對(duì)云計(jì)算概念越來(lái)越熟悉，他看到員工們開(kāi)始使用其它基于云的生產(chǎn)力應(yīng)用。

Montes稱：“谷歌的協(xié)作工具開(kāi)始被廣泛部署，它們是許多東西的混合體。我看到員工將微軟的Office文檔放在谷歌上在公司內(nèi)部或外部進(jìn)行共享與協(xié)作。”

Montes稱，基于云的軟件在他的公司中擁有很強(qiáng)的基礎(chǔ)。但是他仍然沒(méi)有為將個(gè)人生產(chǎn)力應(yīng)用徹底遷到云上做好準(zhǔn)備。為什么呢?

他稱，盡管某些基于云的應(yīng)用在一些員工中非常受歡迎，但是他并不認(rèn)為個(gè)人云生產(chǎn)力工具已經(jīng)為向云遷移做好了準(zhǔn)備。他仍然對(duì)兼容性和安全性存在疑問(wèn)，尤其是當(dāng)與其他公司的員工共享文件時(shí)的兼容性。他想知道云解決方案是否真的擁有了與本地安裝的微軟Word、PowerPoint和Excel一樣的功能和特點(diǎn)。

逐漸向云遷移

Hendrick 汽車集團(tuán)近期將其本地的電子郵件系統(tǒng)更換為微軟基于云的辦公套件Office 365。

集團(tuán)IT主管Robert Taylor稱，目前他還沒(méi)有最終的數(shù)據(jù)可以確定在固定成本　方面，云是否比本地軟件更為便宜。不過(guò)，他認(rèn)為兩者在成本上肯定存在差別。

他表示，在20名IT員工如何花費(fèi)工作時(shí)間方面這一舉措將存在重大優(yōu)勢(shì)。“因?yàn)榧词箻I(yè)務(wù)增長(zhǎng)我們也不需要雇用額外的IT員工。我們能夠重新分配這些人力資源去開(kāi)發(fā)其它的應(yīng)用以支持公司的核心業(yè)務(wù)。”

Taylor稱，公司的7000名員工對(duì)于更換為新的基于云的電子郵件系統(tǒng)沒(méi)有任何疑問(wèn)。早在七年前，公司就已經(jīng)將他們的銷售終端遷移到了云上，因此許多員工已經(jīng)熟悉了云概念。Taylor稱，他部署Office 365的原因是因?yàn)閱T工們已經(jīng)知道了如何使用微軟的應(yīng)用。

Taylor稱他喜歡將更多的Hendrick 汽車集團(tuán)的辦公應(yīng)用套件遷移到云上，之所以沒(méi)有這么做是因?yàn)楣�司針�?duì)行業(yè)的應(yīng)用目前還存在問(wèn)題。

但是他并不認(rèn)為這些問(wèn)題將永遠(yuǎn)存在。他稱，他認(rèn)為隨著廠商開(kāi)始關(guān)注如何讓這些應(yīng)用在一起無(wú)縫工作，這些應(yīng)用未來(lái)都將會(huì)遷移到云上。

　　多數(shù)商家都在考慮向云計(jì)算遷移

Taylor和Montes是眾多權(quán)衡云計(jì)算優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)的IT主管中的一員。尤其，在涉及個(gè)人生產(chǎn)力工具方面，因?yàn)閭�(gè)人生產(chǎn)力工具傳統(tǒng)上與本地微軟Office套件近乎同義。對(duì)于大多數(shù)員工來(lái)說(shuō)，Word、Excel和PowerPoint是使用最為熟練的工具。這一產(chǎn)品的普及率令人感到吃驚。在2009年，市場(chǎng)研究公司Forrester Research調(diào)查發(fā)現(xiàn)，89%的企業(yè)客戶在員工生產(chǎn)力和協(xié)作方面使用某一版本的微軟Office。

分析師稱，隨著云計(jì)算逐漸被個(gè)人和專業(yè)人士所使用，越來(lái)越多的IT主管開(kāi)始反問(wèn)自己一個(gè)問(wèn)題，基于云的生產(chǎn)力與協(xié)作工具是否是未來(lái)發(fā)展之路。

在2011年的一份Forrester觀察中，F(xiàn)orrester對(duì)150名IT決策者進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這150名IT決策者都支持使用某一版本的微軟Office。其中72%的受訪者開(kāi)始考慮基于云的應(yīng)用。更具體的說(shuō)，3%的受訪者正在開(kāi)始部署或是已經(jīng)部署了基于Web的Office工具的替代工具，如谷歌的Docs或 Zoho。15%的受訪者正在嘗試或測(cè)試。10%的受訪者正在積極關(guān)注，44%的受訪者表示對(duì)此很感興趣。

總部位于美國(guó)康涅狄格州斯坦福德市的信息服務(wù)集團(tuán)(ISG)的分析師Stanton Jones 稱：“許多人都在問(wèn)這類問(wèn)題，但是我認(rèn)為公司需要花上數(shù)年時(shí)間才能解決。”

總經(jīng)理兼首席技術(shù)官Randi Levin稱，洛杉磯市也在兩年前將其本地電子郵件系統(tǒng)更換為了Gmail，這一舉措每年在軟件、硬件與支持成本方面可以節(jié)約大約100萬(wàn)美元。

目前除了警察局外，洛杉磯市所有部門共有17000名用戶正在使用Gmail。

Levin稱，洛杉磯之所以選擇Gmail是為了節(jié)約成本，因?yàn)槿绻�在云上運(yùn)行那么就不需要再為此支出費(fèi)用。她稱，IT部門與用戶已經(jīng)充分地認(rèn)識(shí)到了向云上遷移的好處。

Levin稱，許多職員已經(jīng)喜歡上了這一事實(shí)，即他們目前能夠通過(guò)自己的設(shè)備，無(wú)論是智能手機(jī)、平板電腦還是傳統(tǒng)的臺(tái)式機(jī)，都可以訪問(wèn)電子郵件。IT員工發(fā)現(xiàn)災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)已經(jīng)成為了整個(gè)解決方案的一部分，而不是像以前那樣是一個(gè)孤立的部分。IT員工可以將其資源與精力從支持和升級(jí)電子郵件系統(tǒng)中抽出來(lái)，因?yàn)镚mail幾乎不再需要提供支持。

考慮帶寬與易用性因素

Montes稱，現(xiàn)代藝術(shù)博物館轉(zhuǎn)向云的原因是：在提供了更強(qiáng)的可擴(kuò)展性、存儲(chǔ)與冗余的同時(shí)，云還可提供更為廉價(jià)且更易維護(hù)的應(yīng)用。員工們更容易在移動(dòng)中訪問(wèn)所需應(yīng)用。

有了這些優(yōu)勢(shì)，加之員工對(duì)基于云的工具日益熟悉使得Montes考慮是否更為正式地支持更多生產(chǎn)力應(yīng)用向云上遷移。他稱，他在關(guān)注Office 365和谷歌Apps。他已經(jīng)對(duì)博物館的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了評(píng)估以確保這足夠的帶寬支持這些基于云的應(yīng)用，以防止出現(xiàn)任何延遲。

他稱，他正在考慮如何讓員工更好的使用這些基于云的日常應(yīng)用，以及這些基于云的應(yīng)用是否在功能上真的能夠與本地版本相媲美。

Appirio公司云部署副總裁Glenn Oclassen稱，許多公司正在面臨同樣的兩難處境。Appirio公司總部位于加州圣馬特奧市，其曾經(jīng)幫助紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館向云遷移。

“我們都花了很長(zhǎng)時(shí)間才習(xí)慣了微軟的Office產(chǎn)品。我們不僅習(xí)慣了它，它也成為了衡量個(gè)人生產(chǎn)力的標(biāo)準(zhǔn)。有了云解決方案，你將忘記許多代表個(gè)人生產(chǎn)力程度的行為。”

例如，為了升級(jí)，IT部門必須要讓員工停止收發(fā)電子郵件，員工也不需要學(xué)習(xí)如何在同一文檔上同步工作，因?yàn)閷⒊霈F(xiàn)更為高效和有效的協(xié)作方式。Oclassen稱，畢竟這類高效協(xié)作是云的主要優(yōu)勢(shì)之一。

他稱：“這些程序的調(diào)整將是更大的挑戰(zhàn)。”

Oclassen稱，公司必須還要培訓(xùn)員工如何使用云工具，以及如何調(diào)整工作程序和工作流以保持最佳狀態(tài)。

Jones稱，首席信息官們肯定看到了日前增強(qiáng)的協(xié)作能力已經(jīng)成為了將個(gè)人生產(chǎn)力工具遷至云上的主要賣點(diǎn)。他們還看到，云正具有更為合理的費(fèi)效比，正變得更易于管理。同時(shí)升級(jí)不再需要公司的IT員工操心，而是由廠商負(fù)責(zé)處理。越來(lái)越多的移動(dòng)設(shè)備能夠訪問(wèn)也是云的一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

需要考慮的風(fēng)險(xiǎn)

這些云應(yīng)用也存在崩潰的可能和一些限制。Forrester分析師TJ Keitt稱：“它們并不適合所有的人。”

例如，那些創(chuàng)建了大量宏的和在復(fù)雜方程式中創(chuàng)建大量單元格的Excel高級(jí)用戶將會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)切換至基于云的電子表格時(shí)，那些復(fù)雜的宏的功能將會(huì)下降。

其他的一些觀察人士也得出了相似的結(jié)論，即基于Web的PowerPoint 和 Excel替代方案在功能上無(wú)法與本地應(yīng)用媲美。

總部位于美國(guó)馬薩諸塞州安多弗市的Enterasys網(wǎng)絡(luò)公司為我們提供了一些借鑒經(jīng)驗(yàn)。

公司的首席信息官Dan Pelton稱，公司在2003年將其客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)遷移至基于云的Salesforce.com上，因此他們被公認(rèn)為是最早具備云意識(shí)的公司。目前公司正在為其1100名員工將本地的微軟Exchange電子郵件系統(tǒng)更換為谷歌的電子郵件和日程應(yīng)用。他稱，與微軟的Exchange相比，谷歌的產(chǎn)品在價(jià)格上要便宜35%，并且提供更多的升級(jí)服務(wù)——包括讓員工熟練使用基于云的新電子郵件應(yīng)用所需要的培訓(xùn)與指導(dǎo)。

盡管積累了許多積極的經(jīng)驗(yàn)，但是Enterasys網(wǎng)絡(luò)公司的Pelton稱他并不認(rèn)為基于云的員工生產(chǎn)力應(yīng)用在功能上能夠與本地的微軟應(yīng)用相媲美。

“我們并不認(rèn)為它們能夠徹底的取代微軟Office，尤其是當(dāng)遇到財(cái)務(wù)上經(jīng)常使用的復(fù)雜電子表格時(shí)。我們也是一家對(duì)PowerPoint依賴嚴(yán)重的公司，因此這也成為了阻礙員工向云遷移的阻力。文檔、電子表格和幻燈片，員工們都表示他們不能放棄這些。因此我們也不想挑戰(zhàn)這一現(xiàn)狀，所以我們也同時(shí)保留了它們。”

洛杉磯的Levin稱，對(duì)于許多員工來(lái)說(shuō)，用戶接受程度也是一個(gè)問(wèn)題。盡管她承認(rèn)這與云無(wú)關(guān)，而是與從一個(gè)廠商的產(chǎn)品調(diào)整至另一個(gè)廠商的產(chǎn)品有關(guān)。大多數(shù)云產(chǎn)品都會(huì)頻繁地進(jìn)行升級(jí)和調(diào)整，雖然這些都是自動(dòng)進(jìn)行的，但是也會(huì)讓用戶感到很不滿意。

Levin還表示，雖然部分用戶擔(dān)心云的安全和隱私問(wèn)題，但是她發(fā)現(xiàn)與任何一家單個(gè)公司相比，大型云提供商能夠提供更多安全專家和安全功能。

不要徹底地遷移至云上

Pelton認(rèn)為，他的公司在某一天將會(huì)徹底轉(zhuǎn)到云上。員工將能夠訪問(wèn)基于云的替代產(chǎn)品，因?yàn)楣雀璧腄ocs能夠滿足大部分需求，并允許進(jìn)行協(xié)作，這只是一個(gè)時(shí)間問(wèn)題。

Pelton稱，他認(rèn)為云的優(yōu)勢(shì)，再加上基于Web的生產(chǎn)力與協(xié)作工具的提升將成為所有個(gè)人生產(chǎn)力工具遷移至云上的決定性因素。

Levin稱，通過(guò)全面部署Gmail，越來(lái)越多的員工開(kāi)始使用云套件中的谷歌Docs等其它應(yīng)用，尋找云計(jì)算長(zhǎng)期以來(lái)一直承諾的生產(chǎn)力優(yōu)勢(shì)。不過(guò)，她并沒(méi)有將洛杉磯市政府的所有應(yīng)用都遷移至云上，因?yàn)樵S多員工拒絕向云上遷移，原因是大部分員工并不熟悉谷歌的產(chǎn)品以及部分員工實(shí)際上需要使用目前微軟產(chǎn)品所提供的功能。

“我不認(rèn)為我們會(huì)永遠(yuǎn)的拋棄微軟的本地產(chǎn)品。在這一點(diǎn)上，我們將會(huì)被動(dòng)的接受。”

　　對(duì)于小型商家

Randy Parker是俄克拉何馬州艾達(dá)市LegalShield法律服務(wù)保障公司的一名代理商。在幾名同行的推薦下，Randy Parker在六個(gè)月前開(kāi)始使用Zoho提供的基于云的CRM組件。這一嘗試給他留下了深刻的印象，為此他決定使用Zoho做電子郵件、日程安排和文字處理工作。

Parker居住在加州松湖。他稱他每月需要為他獲得的服務(wù)交納12美元，這讓他印象深刻。這樣一來(lái)他和他的同事能夠訪問(wèn)來(lái)自任何一臺(tái)電腦上的文檔。他稱，云應(yīng)用的速度看起來(lái)就和本地應(yīng)用一樣快。

不過(guò)，他也沒(méi)有放棄使用本地的微軟應(yīng)用。

他稱，他目前仍然在使用微軟的Word，尤其是當(dāng)他想為客戶精心準(zhǔn)備或制作一些印象深刻的宣傳單時(shí)。Parker 稱：“我已經(jīng)知道如何使用Word做這些工作。我不想再花時(shí)間學(xué)習(xí)如何使用Zoho做這些工作。”隨著轉(zhuǎn)向云廠商，公司必須要解決員工們的培訓(xùn)問(wèn)題。

他稱，他還會(huì)根據(jù)需要選擇使用哪個(gè)應(yīng)用，因?yàn)閆oho曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)一次故障，導(dǎo)致他無(wú)法工作。

他稱：“雖然故障持續(xù)時(shí)間沒(méi)有超過(guò)24小時(shí)，但是故障發(fā)生在周五，當(dāng)天我沒(méi)有辦法工作。這讓人非常惱火。我開(kāi)始有了第二個(gè)想法。‘我真的希望讓別人來(lái)控制我的數(shù)據(jù)嗎?’”他還對(duì)Zoho排除故障的速度以及依然對(duì)故障時(shí)間進(jìn)行計(jì)費(fèi)感到不滿。

他也承認(rèn)他對(duì)云的安全性感到擔(dān)憂。這是企業(yè)另一個(gè)普遍擔(dān)憂的問(wèn)題。也分析師和一些其他IT主管一樣，他認(rèn)為，即便沒(méi)有超過(guò)，云廠商也提供了與IT部門管理的本地應(yīng)用相同的安全性。

或許這些擔(dān)憂并不能阻礙Parker使用云計(jì)算。Parker稱：“我對(duì)云計(jì)算感覺(jué)不錯(cuò)。出故障的風(fēng)險(xiǎn)非常小，尤其在你在考慮所有的優(yōu)勢(shì)時(shí)。”

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