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內(nèi)部審計參與ERP管理探析

發(fā)布時間:  2012/8/11 10:56:10
 ERP(Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計劃系統(tǒng),是在先進(jìn)的企業(yè)管理思想的基礎(chǔ)上,應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對整個企業(yè)資源的一體化管理,是一種可以提供跨地區(qū)、跨部門、甚至跨公司整合實(shí)時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。其基本思想是把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一個緊密聯(lián)系的供應(yīng)鏈,并將企業(yè)內(nèi)部劃分為幾個協(xié)同作業(yè)的子系統(tǒng)。通過對企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上所有的環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理,實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流的有效集成,從而提高企業(yè)的管理效率和經(jīng)營水平,最終提升企業(yè)的核心競爭力。它的管理理念、管理思想和管理方法在企業(yè)的應(yīng)用,改變了企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境、管理模式和會計模式,使企業(yè)審計工作發(fā)生了重大變化,為此企業(yè)實(shí)施ERP需要內(nèi)部審計部門的積極參與。內(nèi)部審計攜手ERP共同發(fā)展是企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益,提升競爭力的重大挑戰(zhàn)。

  一、ERP管理對內(nèi)部審計工作的影響

  ERP系統(tǒng)實(shí)施后,改變了企業(yè)的經(jīng)營管理模式和業(yè)務(wù)流程,因而必然帶來審計工作的變化。實(shí)施ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部審計工作的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

  (一)企業(yè)內(nèi)部審計環(huán)境發(fā)生了變化

  首先,企業(yè)管理流程的優(yōu)化使內(nèi)部控制發(fā)生了變化。信息技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營管理發(fā)生了質(zhì)的變化,企業(yè)所有的工作流程都按照面向客戶、面向信息網(wǎng)絡(luò)、面向軟件應(yīng)用的要求進(jìn)行了重組,相當(dāng)一部分的內(nèi)部控制點(diǎn)已建立于系統(tǒng)的應(yīng)用程序中,由計算機(jī)自動執(zhí)行各種檢驗(yàn)、核對、判斷、監(jiān)督以及對系統(tǒng)各功能實(shí)用的權(quán)限控制等;其次,傳統(tǒng)的審計線索消失。在手工會計中,憑證、賬簿等審計線索主要是反映在書面上的,審計人員可利用這些書面材料從原始憑證查起,通過對報表之間、報表與賬簿之間會計數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系審查憑證賬簿所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合法性與業(yè)務(wù)處理的正確性。而實(shí)施ERP系統(tǒng)后,這些傳統(tǒng)的審計線索可能會部分或完全消失,取而代之的是存有電子數(shù)據(jù)處理信息的硬盤、軟盤等。

  (二)企業(yè)內(nèi)部審計內(nèi)容與審計重點(diǎn)發(fā)生了變化

  首先,針對ERP系統(tǒng)的安全審計越來越重要。安全審計是對企業(yè)所使用的系統(tǒng)、程序及所實(shí)施的經(jīng)營活動的安全性進(jìn)行的一種正規(guī)檢查和復(fù)核。在ERP系統(tǒng)中,由于會計事項由計算機(jī)按程序自動進(jìn)行處理,發(fā)生在原有手工會計系統(tǒng)中的計算或過賬錯誤的機(jī)會相應(yīng)減少了。但如果ERP系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯或被人為纂改,則計算機(jī)只會按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關(guān)的會計事項,錯誤的結(jié)果將十分嚴(yán)重。因此,在ERP環(huán)境下,審計內(nèi)容更加廣泛。其次,在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)各部門所依據(jù)的是同一數(shù)據(jù)庫提供的信息,信息錄入的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤,將會產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。所以原始資料成為審計的重點(diǎn)。其內(nèi)容包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)本身的合法性和真實(shí)性、原始憑證錄入工作的準(zhǔn)確性。因此審計工作應(yīng)由事后評價向事前防范轉(zhuǎn)變,合規(guī)審計向風(fēng)險審計轉(zhuǎn)變。

  (三)企業(yè)內(nèi)部審計技術(shù)發(fā)生了變化

  在手工會計條件下,對會計資料的審計一般采用審閱、核對、分析、比較和函證等方法。這些審查工作都是由人工執(zhí)行的。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下,由于大量的證據(jù)都存儲在肉眼看不到的存儲介質(zhì)上,對這些證據(jù),審計人員只能利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行取證。計算機(jī)輔助審計技術(shù)是必不可少、效率更高的審計技術(shù)。審計人員要對計算機(jī)管理系統(tǒng)的處理和控制功能進(jìn)行審查。此項審計常要利用計算機(jī)輔助審計。此外,在ERP環(huán)境下,由于缺乏紙性的審計線索,審計人員不得不使用計算機(jī)跟蹤電磁性的審計線索。離開了計算機(jī),審計人員根本無賬可查。利用計算機(jī)可以更快速、更有效地對電磁化的經(jīng)濟(jì)信息進(jìn)行抽樣、檢查、核對、分析、比較和計算,能有效地提高審計效率、擴(kuò)大審查范圍、提高審計質(zhì)量。

  (四)企業(yè)內(nèi)部審計人員素質(zhì)要求發(fā)生了變化

  實(shí)施ERP系統(tǒng)后,龐大的信息實(shí)現(xiàn)了高度集成與共享,加之ERP環(huán)境比傳統(tǒng)會計系統(tǒng)更為復(fù)雜,審計對象也更廣泛,內(nèi)部審計只依靠原有的知識和技能無法勝任對ERP系統(tǒng)環(huán)境的審計工作。因此,內(nèi)審人員除了要具有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)外,還應(yīng)能理清ERP各個子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的來龍去脈,掌握ERP系統(tǒng)的使用平臺和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,熟悉數(shù)據(jù)庫技術(shù),才能很好地理解企業(yè)的經(jīng)營管理活動與系統(tǒng)的各項功能設(shè)置,才能全面地把握審計的總體情況并對內(nèi)部控制進(jìn)行有效的評價。

  二、內(nèi)部審計參與ERP管理的意義

  實(shí)施ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部審計工作的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

  (一)有效防范ERP系統(tǒng)帶來的風(fēng)險

  ERP的實(shí)施能給企業(yè)帶來信息和管理上的優(yōu)勢,但處理不好也可能給企業(yè)帶來各種負(fù)面效應(yīng)。如果內(nèi)部審計部門能積極地參與到ERP實(shí)施的整個過程,既有利于項目的成功實(shí)施,也有利于內(nèi)部審計工作的開展和深化。一般而言,ERP的實(shí)施會在很短的時間內(nèi)變動工作程序、組織機(jī)構(gòu)和應(yīng)用技術(shù),這樣會給企業(yè)帶來一定的風(fēng)險,而擅長于風(fēng)險方面管理的內(nèi)部審計部門參與實(shí)施正好可以彌補(bǔ)這方面的缺陷。

  (二)有助于決策者對ERP系統(tǒng)的相關(guān)決策

  由于內(nèi)部審計部門更了解企業(yè)經(jīng)營狀況,他們在風(fēng)險和控制方面的專長可幫助決策者決定ERP系統(tǒng)是否合理以及哪個軟件更合適,可以了解本企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行的特點(diǎn)和缺陷。從而幫助決策者及時發(fā)現(xiàn)問題,降低風(fēng)險。如內(nèi)部審計部門可以幫助詢問有關(guān)風(fēng)險方面的問題,關(guān)于或有事項、可供利用的資源、成本、新軟件對經(jīng)營過程的適合之處、內(nèi)部審計的地位和控制等,而這些在ERP項目計劃階段都顯得很重要。ERP系統(tǒng)中一般包括了許多內(nèi)部設(shè)置的控制措施,但這些措施的實(shí)施都要發(fā)生成本,內(nèi)部審計人員的適當(dāng)參與可以考慮到每一項控制可達(dá)到什么樣的目的,能否實(shí)現(xiàn)控制風(fēng)險的目標(biāo)。

  (三)有助于設(shè)計未來的審計計劃和程序

  ERP系統(tǒng)的實(shí)施會影響內(nèi)部審計部門將來的工作,如果內(nèi)部審計部門積極地參與到實(shí)施的整個過程,就有助于設(shè)計未來的審計計劃和程序。在系統(tǒng)初建時期留下充分的審計線索,便于以后追溯復(fù)驗(yàn)各項交易,內(nèi)審人員可以借助計算機(jī)系統(tǒng)高速準(zhǔn)確的特點(diǎn)及相關(guān)審計軟件的專業(yè)優(yōu)勢,提高內(nèi)部審計工作的及時性、隱蔽性和準(zhǔn)確性。

  (四)有助于各職能部門和各管理層受托責(zé)任的有效履行

  隨著現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的完善和內(nèi)部管理的加強(qiáng),內(nèi)部受托責(zé)任將逐漸明確并呈現(xiàn)出多級化的趨勢。在這種情況下,獨(dú)立于職能部門之外的內(nèi)部審計業(yè)務(wù)向非財務(wù)領(lǐng)域拓展,有助于各職能部門和各管理層次受托責(zé)任的有效履行,從而保持穩(wěn)定的企業(yè)收益,達(dá)到企業(yè)整體受托責(zé)任的經(jīng)營目標(biāo)。

  三、內(nèi)部審計參與ERP管理的方式

  要想更好的實(shí)施ERP系統(tǒng),必須建立合法、有效、安全的企業(yè)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),要建立這樣的信息管理系統(tǒng),就需要內(nèi)部審計極地參與到ERP的開發(fā)和實(shí)施過程中來。本文認(rèn)為,內(nèi)部審計工作可以在以下幾個方面參與ERP的實(shí)施。

  (一)對ERP系統(tǒng)的開發(fā)進(jìn)行事前、事中的監(jiān)督和審計

  內(nèi)部審計人員應(yīng)以內(nèi)部控制專家的身份參與ERP系統(tǒng)開發(fā)過程中的各項活動,在系統(tǒng)開發(fā)的各個階段,專職審計人員要主動介入,著重審查:(1)系統(tǒng)的可行性;(2)系統(tǒng)經(jīng)營業(yè)務(wù)和財會處理功能的正確性和合法性;(3)系統(tǒng)程序控制與管理功能的合理性與有效性;(4)系統(tǒng)的可審性(留下充分的審計線索);(5)系統(tǒng)測試的全面性和恰當(dāng)性;(6)系統(tǒng)文檔資料的完整性;(7)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。通過事前與事中審計,盡早發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的問題,及時提出改進(jìn)的建議,把好系統(tǒng)質(zhì)量第一關(guān);為審計人員今后對系統(tǒng)的處理和審計打下基礎(chǔ)。同時,內(nèi)部審計人員還應(yīng)及早參與到計算機(jī)系統(tǒng)的實(shí)施過程。審計人員可在系統(tǒng)分析階段根據(jù)ERP環(huán)境下審計的特點(diǎn),對此系統(tǒng)提出審計方面的需求:(1)在系統(tǒng)中建立監(jiān)控程序(又叫嵌入審計程序),建立審計跟蹤文件,以便計算機(jī)能對一些敏感和重要環(huán)節(jié)實(shí)行實(shí)時監(jiān)控,把異常的情況自動記入審計文件,以便審計人員審查。(2)在系統(tǒng)中建立審計子系統(tǒng),提供審計程序、審計工具和審計檔案庫,以便審計人員進(jìn)行網(wǎng)上審計。隨著ERP管理的實(shí)施,此項審計越來越重要。

  (二)對計算機(jī)信息系統(tǒng)的功能與控制審計

  在ERP環(huán)境下,手工條件下的賬賬核對、賬證核對、賬表核對等重要的審計工作在ERP環(huán)境下將失去意義。因?yàn)樵谟嬎銠C(jī)信息系統(tǒng)中,原始憑證、記賬憑證、各種賬簿、會計報表等只是系統(tǒng)中的同一個數(shù)據(jù)庫,同一數(shù)據(jù)的共享是它的重要特征。這些會計信息的正確與否首先確定于計算機(jī)信息系統(tǒng)功能的正確性,因此有必要對系統(tǒng)的功能進(jìn)行審計。對系統(tǒng)功能的審計目標(biāo)包括:(1)審查驗(yàn)證系統(tǒng)對各項業(yè)務(wù)處理的合法性、正確性和可追索性。(2)審查系統(tǒng)程序控制功能的恰當(dāng)性和有效性。因?yàn)橄到y(tǒng)的應(yīng)用程序有被篡改而不留痕跡的特點(diǎn),所以即使系統(tǒng)開發(fā)時進(jìn)行過審計,但仍有必要對投入使用后的系統(tǒng)功能進(jìn)行再審。審計人員可以用測試數(shù)據(jù)法、整體檢測法、嵌入審計程序法等方法對系統(tǒng)功能進(jìn)行審查。在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)提供信息的可靠性除決定系統(tǒng)的功能外,還決定于系統(tǒng)的操作和內(nèi)部控制。沒有健全的內(nèi)部控制,系統(tǒng)的程序和數(shù)據(jù)都可能隨時被人篡改。ERP的應(yīng)用,改進(jìn)了企業(yè)的管理模式,但同時也增大了內(nèi)部控制的風(fēng)險,因此,審計人員應(yīng)當(dāng)以經(jīng)營質(zhì)量審計和風(fēng)險審計為導(dǎo)向,密切關(guān)注企業(yè)內(nèi)控制度中可能存在的控制漏洞,防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊行為,保護(hù)企業(yè)財產(chǎn)完整。在ERP環(huán)境下,企業(yè)的內(nèi)部控制包括程序化的控制和要求員工執(zhí)行的管理制度。程序化的控制編寫在系統(tǒng)應(yīng)用程序中,可在系統(tǒng)功能審計中審查。無論網(wǎng)絡(luò)化程度有多高,系統(tǒng)還得由人操作。為確保系統(tǒng)的安全可靠和系統(tǒng)輸出信息的真實(shí)正確,必須對現(xiàn)有的企業(yè)管理制度進(jìn)行完善。

  (三)加強(qiáng)對原始數(shù)據(jù)的實(shí)質(zhì)性審計

  企業(yè)經(jīng)營部門、財務(wù)部門對原始數(shù)據(jù)的錄人關(guān)系到整個ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所反映信息的及時性、真實(shí)性和完整性。盡管先進(jìn)的ERP系統(tǒng)管理模式的作用不言而喻,但再先進(jìn)、再健全的系統(tǒng)如果離開人也就無法運(yùn)行,如倉庫驗(yàn)收人庫材料時,運(yùn)輸部門與倉庫計量人員串通一氣,截留部分材料私自出售,并以虛假數(shù)據(jù)填制材料入庫驗(yàn)收單。遇到此類情形,非實(shí)質(zhì)性審計就不能及時發(fā)現(xiàn)漏洞,假如一味依賴于計算機(jī)系統(tǒng)而忽視實(shí)質(zhì)性審計,計算機(jī)系統(tǒng)人為的舞弊就很難發(fā)現(xiàn),審計也就失去其意義。為了控制這種人為地舞弊,確保信息的質(zhì)量,作為熟悉企業(yè)內(nèi)情和具有專業(yè)技能的內(nèi)部審計人員應(yīng)主動調(diào)整工作思路,責(zé)無旁貸地參與到事前決策中來,對尚未實(shí)施的經(jīng)濟(jì)事項進(jìn)行事前審計,對其他部門實(shí)施的具體管理行為進(jìn)行有效的事中控制,減少管理過程中弊端的發(fā)生,減少不必要的損失,主動地為管理層決策服務(wù)。

  (四)創(chuàng)新計算機(jī)審計技術(shù),大力開展聯(lián)網(wǎng)審計

  網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營與網(wǎng)絡(luò)財會為開展聯(lián)網(wǎng)審計提供了前所未有的機(jī)遇。傳統(tǒng)的審計模式一般都是事后審計。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及企業(yè)信息使用者對實(shí)時信息的迫切需求,使得企業(yè)能夠?qū)⒇攧?wù)報告發(fā)布時間縮至“零”天,真正體現(xiàn)高效性和及時性的實(shí)時在線連續(xù)審計應(yīng)運(yùn)而生。它可以實(shí)現(xiàn)審計工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化,能夠?qū)崿F(xiàn)動態(tài)、遠(yuǎn)程的實(shí)時審計,幫助審計部門進(jìn)行動態(tài)預(yù)審和預(yù)控,從而能及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,達(dá)到控制審計風(fēng)險的目的。利用審計軟件可以進(jìn)行遠(yuǎn)程取證、數(shù)據(jù)挖掘分析、結(jié)果判斷、更多地關(guān)注電子實(shí)時系統(tǒng)內(nèi)部控制活動的有效性。在取得在線審計的管理權(quán)限后,對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的ERP系統(tǒng)實(shí)施動態(tài)、實(shí)時的信息采集,對數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行模擬實(shí)驗(yàn)和數(shù)據(jù)挖掘分析,尋找業(yè)務(wù)之間的內(nèi)在經(jīng)濟(jì)規(guī)律,并通過在線穿行測試了解交易流程,借助軟件系統(tǒng)的嵌入審計程序?qū)ο到y(tǒng)數(shù)據(jù)處理的一些敏感環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時動態(tài)的監(jiān)控,并就有關(guān)項目和相關(guān)客戶數(shù)據(jù)庫發(fā)出電子詢證函,經(jīng)對方確認(rèn)后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的自動比較,根據(jù)審查結(jié)果編制電子工作底稿,縮短審計結(jié)論、審計報告的生成周期,實(shí)現(xiàn)了審計信息的實(shí)時追蹤,這樣可以快速、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)問題,有效堵住漏洞,從源頭上防范事故隱患。

  (五)提高對審計人員的要求

  要切實(shí)做好ERP環(huán)境下內(nèi)部審計,必須提高內(nèi)部審計隊伍的整體素質(zhì),審計人員不能停留在已有的知識和經(jīng)驗(yàn)上而固步自封、裹足不前。審計人員要注重知識的更新和知識面的擴(kuò)展。內(nèi)部審計人員必須是既懂ERP系統(tǒng)知識、又懂內(nèi)部審計業(yè)務(wù),能在ERP環(huán)境下獨(dú)立開展內(nèi)部審計業(yè)務(wù)的高素質(zhì)的復(fù)合型人才。審計人員不僅要有會計、審計、經(jīng)濟(jì)、管理、法律等方面的知識,而且要掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)、Intemet和電子商務(wù)等多方面的現(xiàn)代知識技能。審計人員要了解網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營與網(wǎng)絡(luò)財會的特點(diǎn)和風(fēng)險,掌握應(yīng)有的控制及其審計方法,同時還要主動參與開發(fā)或協(xié)助開發(fā)各種審計軟件。隨著電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)的不斷提高和會計軟件的改版升級,審計人員必須在:工作中及時學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能、研究新問題、創(chuàng)造新方法,不斷提高分析信息和利用信息的能力。由于ERP系統(tǒng)的高度集成和信息資源共享以及財會信息所具有的綜合性,進(jìn)一步提高內(nèi)部審計人員分析與利用財務(wù)信息的能力,對于提升財務(wù)信息系統(tǒng)的決策支持能力具有重要意義。


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