淺談大型ERP系統(tǒng)應(yīng)用后的維護(hù)

　　大型一體化ERP系統(tǒng)的實施，本企業(yè)人員大都是輔助、協(xié)調(diào)、配合軟件供應(yīng)商或第三方咨詢公司派駐的顧問進(jìn)行實施的。因此在項目上線、實施顧問撤離之后當(dāng)務(wù)之急應(yīng)明確將來維護(hù)ERP系統(tǒng)的部門及確定維護(hù)的范圍。

　　絕大多數(shù)企業(yè)負(fù)責(zé)ERP實施的牽頭部門為該公司的財務(wù)或IT部門，系統(tǒng)從實施轉(zhuǎn)為維護(hù)后，大部分仍由牽頭實施的部門負(fù)責(zé)維護(hù)工作。也存在由業(yè)務(wù)部門牽頭實施，但驗收后交由IT部門負(fù)責(zé)維護(hù)系統(tǒng)的情況。為分清職責(zé)，務(wù)必制定相關(guān)部門在系統(tǒng)中的工作、維護(hù)職責(zé)范圍。職責(zé)范圍必須明確：系統(tǒng)模塊與實際業(yè)務(wù)的結(jié)合工作、ERP運行管理制度的制定工作、審計檢查工作、培訓(xùn)工作、系統(tǒng)升級改進(jìn)工作、基礎(chǔ)環(huán)境的維護(hù)管理。以下就按照上述職責(zé)分類對ERP系統(tǒng)的維護(hù)進(jìn)行詳細(xì)分析。

　　一、系統(tǒng)模塊與實際業(yè)務(wù)的結(jié)合工作

　　在系統(tǒng)實施過程中，實施顧問大多側(cè)重產(chǎn)品功能的講解和培訓(xùn)，再根據(jù)需求調(diào)研配置參數(shù)搭建系統(tǒng)。但往往忽略了系統(tǒng)與實際業(yè)務(wù)和工作中的銜接問題。如不盡快處理便會造成系統(tǒng)與實際工作脫節(jié)。以合同審批為例：ERP系統(tǒng)已具備了合同錄入、合同審批、合同生效、合同打印的功能，但入忽略上述功能與實際工作的銜接，就會出現(xiàn)業(yè)務(wù)人員不清楚系統(tǒng)中合同應(yīng)由誰錄入?合同在系統(tǒng)中審批完畢后，應(yīng)該由誰在什么時候?qū)ο到y(tǒng)中的合同進(jìn)行生效操作?財務(wù)如何依據(jù)系統(tǒng)中審批完的合同進(jìn)行實際付款?付款后制作憑證依附什么樣的審批單?依附的審批單由誰提供或打印?等等一系列問題。因此應(yīng)根據(jù)本公司使用ERP的功能模塊結(jié)合本公司的實際情況確定該功能的業(yè)務(wù)應(yīng)用方案，該方案建議業(yè)務(wù)執(zhí)行部門提出。

　　二、ERP運行管理制度的制定工作

　　"國有國規(guī)，家有家規(guī)"，"無規(guī)無矩，不成方圓"，都說明了制度的重要性。而ERP這么復(fù)雜的項目，制度更加顯得重要了。完成上一步系統(tǒng)模塊與實際業(yè)務(wù)的結(jié)合方案之后，應(yīng)盡早將方案中內(nèi)容完善入制度中。制度重點規(guī)定操作規(guī)范，但又應(yīng)與操作指南區(qū)分，操作指南側(cè)重的是對系統(tǒng)的操作，而ERP運行管理規(guī)定更多的是規(guī)范系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)。如明確：單據(jù)的上報崗位、單據(jù)的上報時間、單據(jù)的審批期限、單據(jù)的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，成本的拆分原則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)部門、用戶權(quán)限的確認(rèn)過程、審批流程的確認(rèn)過程、需求的確認(rèn)過程等等。

　　三、審計檢查工作

　　完成了"有法可依"，接下來便應(yīng)做到"違法必究"。成立ERP系統(tǒng)檢查小組，小組成員應(yīng)覆蓋所有應(yīng)用系統(tǒng)的部門。檢查過程應(yīng)重點針對規(guī)定的操作規(guī)范進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果定期進(jìn)行公示或與公司的績效考核掛鉤。為系統(tǒng)持續(xù)發(fā)揮作用奠定良好的基礎(chǔ)。

　　四、培訓(xùn)工作

　　相關(guān)人員培訓(xùn)是ERP系統(tǒng)建設(shè)中極其重要的部分。ERP系統(tǒng)的人員培訓(xùn)對象包括三種一是技術(shù)人員，即ERP系統(tǒng)中負(fù)責(zé)系統(tǒng)建設(shè)、運行和維護(hù)的技術(shù)人員;二是使用人員，即企業(yè)中的各級工作人員;三是管理人員，即企業(yè)中負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)建設(shè)的決策人員和高級管理人員。

　　"技術(shù)人員"需要培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括ERP系統(tǒng)的平臺建設(shè)、信息系統(tǒng)建設(shè)的項目管理、信息系統(tǒng)的運行維護(hù)、信息安全管理等;使用人員需要培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括信息系統(tǒng)與ERP的基本知識和概念、計算機(jī)的知識和使用、辦公軟件的使用、各種應(yīng)用軟件的使用等等，"管理人員"需要培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括企業(yè)信息化的一般知識，企業(yè)流程優(yōu)化的基礎(chǔ)理論，其他與房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識和行業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)，以及企業(yè)信息化的發(fā)展動態(tài)和未來的發(fā)展方向。

　　五、系統(tǒng)升級改進(jìn)工作

　　使用過程中ERP系統(tǒng)BUG的出現(xiàn)，公司管理思路的變化，新需求的提出，各種環(huán)境、條件的影響導(dǎo)致ERP系統(tǒng)必將不斷進(jìn)行升級改進(jìn)工作。升級改進(jìn)分為需求收集、需求確定、需求提交、升級測試、升級操作培訓(xùn)、制度修改等等一系列的工作。系統(tǒng)升級改進(jìn)過程中文檔資料的保留相當(dāng)重要，完善的文檔為系統(tǒng)每一次修改升級留下軌跡及修改依據(jù)，最大限度的保證系統(tǒng)的延續(xù)性。

　　六、基礎(chǔ)環(huán)境的維護(hù)管理

　　上述維護(hù)工作大都基于業(yè)務(wù)和管理層面的，而ERP系統(tǒng)的正常運行離不開穩(wěn)定、安全的基礎(chǔ)設(shè)備環(huán)境。這包括：機(jī)房的管理、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理、服務(wù)器的管理、數(shù)據(jù)庫的管理、備份的管理等。

　　機(jī)房的管理：保證機(jī)房的溫度、濕度、防火、防盜等，通過ERP制度明確機(jī)房管理細(xì)節(jié)。

　　網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理：保證網(wǎng)絡(luò)暢通，始終有足夠帶寬滿足ERP系統(tǒng)的運行。

　　服務(wù)器的管理：做好服務(wù)器的安全設(shè)置、檢查工作。每日檢查系統(tǒng)日志，建立完善的防攻擊、防病毒體系，定期升級系統(tǒng)補(bǔ)丁。

　　數(shù)據(jù)庫的管理：做好數(shù)據(jù)庫的安全設(shè)置、檢查工作。每日檢查數(shù)據(jù)庫運行日志、監(jiān)控數(shù)據(jù)庫性能。

　　備份管理：建立完善的備份體系。體系應(yīng)按照數(shù)據(jù)更新頻率和重要性建立數(shù)據(jù)備份的周期，所有數(shù)據(jù)需做到異地備份，并定期對備份進(jìn)行恢復(fù)測試。

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