五大措施 建立ERP項目人員流失保護機制

　　今天我非常郁悶，因為客戶ERP項目的幾個關鍵崗位用戶要辭職。這個客戶的ERP項目最為嚴峻的問題是員工流動性大和素質普遍較差，而人員流失是ERP項目實施的第一大風險，特別是關鍵項目成員流失可能會導致整個項目的重大延期和失敗。

　　剛才在客戶主管的會議上我差點暈厥過去，客戶人力資源主管說：“現(xiàn)在我們的員工50%左右是工齡在一年以下的，75%左右是兩年以下的。”接著，他無可奈何地對我說，這些原因他們早已經分析并知道了，但現(xiàn)在的問題不是討論如何解決員工流失過大的問題，而是如何在人員流失大的現(xiàn)實情況下，有效的實施和應用ERP系統(tǒng)?客戶老總向我明確提出一個難題“人員流失，卻不能讓ERP暫停”。

　　河流管理: 建立ERP人員流失保護系統(tǒng)

　　古語云：鐵打的營盤，流水的兵。老員工走，新員工進來，是一種替代，很多時候是對低素質員工的替代。就象血液，偶爾適當?shù)氖а獙ι眢w是無害的，可以增強造血功能，但是如果是大失血就會對生命造成嚴重威脅。

　　當員工愈來愈像河流自由流動之際，公司再也無法像水庫般將員工儲存起來了，企業(yè)人員管理的重點，不在于要不要流動，而是如何管理其流速與方向。對一個ERP項目實施來說，究竟應如何應對這個巨大的管理挑戰(zhàn)?在ERP實施時實施顧問對于人員管理有一個重要看法：不要把人員當作是一個水庫，應該當成一條河流來管理;不要期待它不流動，應該設法管理它的流速和方向。

　　因此，在ERP項目中應當建立人員流失保護系統(tǒng)，保證ERP關鍵崗位的人員始終到位，ERP實施不因人員流失而受到侵害。ERP項目人員流失保護系統(tǒng)有五個方面，必須相輔相成，缺一不可。下文我們詳細敘述這五個方面的措施和做法。

　　項目組人員開源和節(jié)流

　　人員不流動是不可能的，在ERP實施中我們認為最關鍵是要減少ERP項目組人員流動的比例，特別是項目實施過程中的流動比例�？蛻羧藛T流動比例與客戶公司文化、所處階段、以及公司發(fā)展戰(zhàn)略有非常大的關系，這部分是實施顧問無法影響的，但作為實施顧問應該在項目過程中注意兩個方面：

　　(1)開源，就是人員進入項目組時，要求客戶方項目經理要有一定的選擇性，不能什么人都要，特別是明顯存在離開傾向的人，應該選擇責任心強，態(tài)度端正，積極熱情，有強烈上進心的員工。

　　(2)節(jié)流，一旦發(fā)現(xiàn)有項目成員存在離開傾向，在影響比較小的情況下盡快讓其離開。如果影響比較大，要進行及時溝通，盡量使交接順利完成，使ERP項目實施的風險盡可能最小。

　　關鍵用戶“上崗證”制度與流失管理

　　針對客戶HR主管說，每年會從市場上召一大批新人進來，又會有一大批舊人離去。如何讓新人能夠非�？斓倪M入角色，熟悉ERP的理念和操作，是一個大問題。建議在ERP實施時可以采取的這些策略：

　　(1)實行“上崗證”制度

　　ERP的有效應用需要考慮這兩個方面：一方面對待ERP工作應該要嚴肅認真，不能有一絲的馬虎。另一方面還要規(guī)范ERP的操作。因此，有必要把ERP的操作當作一個像“電焊工”一樣的特殊崗位來操作，必須經過培訓和考試合格后，才能進行ERP操作。例如許多實施顧問的建議是，只有經過培訓合格取得“上崗證”后，才能進行ERP操作。“上崗證”制度，一是有利于強化培訓效果，二是有利提高員工重視ERP應用。

　　(2)關鍵用戶的流動管理

　　隨著ERP的上線和實施，項目組成員對系統(tǒng)會越來越熟悉，若這些人員的流失，不但需要對新人重新培訓，會花費許多的時間和精力，嚴重時還會拖ERP項目進度的后腿。所以，對于ERP項目上線時和上線后的一段時間內，對于ERP項目關鍵用戶，公司應該利用員工激勵、薪酬福利等人力資源管理手段盡量避免員工流失。

　　ERP后備“多崗位考證” 計劃

　　有時候，事實是殘酷的，員工的流動是不可避免的，公司也沒法控制。作為一個ERP項目來說，針對人員流動的問題最好是做好預防。所以，作為實施顧問一般是建議客戶要注意存儲一些“儲備人才”，這樣的成本相對于解決問題的成本也是比較低的�？梢圆扇〉念A防措施主要是：實行“多崗位考證”儲備。企業(yè)可以對老員工進行多崗位培訓，讓他們拿多張“上崗證”，當人員流失時，能夠最快的補缺其空位。

　　設立ERP“多崗位考證”措施的步驟：首先，根據(jù)ERP應用情況確定關鍵崗位。其次，是針對這些關鍵崗位設定人員后備措施，而不是對所有崗位照章辦理。例如在項目分配上采用備份機制，即對同一個項目分配兩個人共同熟悉項目，其中一個人是另外一個的補充，如果一個人離開，作為備份的組員可以很快補上。

　　在具體操作中，應該注意以下幾個方面問題：

　　(1)確定關鍵崗位后備員工的迫切性。企業(yè)不可能一步到位地將所有后備員工配齊，因而有必要區(qū)別其中的輕重緩急，逐步充實后備人才。一般說來，崗位關鍵程度高的、關鍵員工穩(wěn)定性弱的、公司發(fā)展迫切需要的崗位應當優(yōu)先考慮配置后備人力資源。

　　(2)崗位與后備人選的工作相關性。在確定ERP后備人選時，應充分考慮關鍵崗位與所選后備人員在工作內容和工作技能上的相關性，這樣的后備人選上崗快、培訓投資少。同時，ERP后備人員配置應當與員工的職業(yè)生涯管理結合起來。

　　(3)注重對ERP后備計劃的溝通和解釋。通常情況下，員工很在意自己的工作崗位，如果在企業(yè)里沒有人員后備的良好氛圍，員工就會錯誤地認為有人來“替代”他，就會產生不安全感，繼而成為對后備計劃的阻力。因此，在進行人員后備計劃時，要對關鍵崗位的現(xiàn)有員工做好溝通工作。后備計劃可以培養(yǎng)員工的一專多能，A崗位的現(xiàn)有員工可以成為B崗位的后備人員，這對于提高員工個人的職業(yè)競爭力很有好處。

　　ERP人員后備措施不僅使客戶在人員流失等長期問題出現(xiàn)時保證關鍵崗位及時有適當?shù)暮髠淙藛T補充，而且也能在關鍵崗位員工出差或休假等短期問題出現(xiàn)時，由相應的后備人員臨時兼崗或頂崗，從而保證ERP項目實施得以正常運轉。

　　關鍵用戶的崗位輪換措施

　　根據(jù)公司內不同崗位的特點，讓ERP操作員工在特定的期限內輪換從事不同崗位的工作，可以達到培訓關鍵用戶的多種技能，提高員工的工作興趣。崗位輪換也有助于在不同崗位、不同職業(yè)的員工之間的調劑余缺，更好地實現(xiàn)適人適位，擴大勝任關鍵崗位的員工人數(shù)。

　　崗位輪換主要有以下形式: (1)新員工崗位輪換。主要目的是觀察新員工與工作崗位的匹配性，更有效地將員工配置到適當?shù)膷徫簧先ァ?2)在職員工崗位輪換。主要目的是培養(yǎng)復合型人才，培養(yǎng)員工的多種技能。(3)管理人員崗位輪換。主要目的在于管理人員對企業(yè)有全面的了解，培養(yǎng)全局觀念，對企業(yè)業(yè)務一專多能。

　　在ERP項目實行關鍵員工崗位輪換時，應遵循這些原則: 首先是崗位的需要，即安排哪些員工實行崗位輪換，必須根據(jù)ERP項目的需要，關鍵崗位應優(yōu)先安排輪崗。其次，要員工自愿，即崗位輪換需與相關員工溝通，得到他們的理解和支持，根據(jù)員工本人職業(yè)發(fā)展的需要來安排。再次，崗位輪換時要合理，就是說要考慮各崗位的特征以及員工的不同才能，要保持ERP項目進度和崗位人員平衡。最后，要考慮輪崗適當時間，即在崗位輪換實施過程中，要考慮輪換的時間周期，具體崗位的輪換時間因人、因崗而異，既不能過于頻繁，也不能長期不換。

　　員工崗位輪換措施實施適當，將有助于打破部門間及崗位間的橫向隔閡與界限，使ERP項目應用在人員流失中免遭關鍵崗位無人頂崗的損失。

　　加強文檔管理以實現(xiàn)知識傳承

　　天要下雨，娘要嫁人，這都由不得有太多的說法。因此，當人員流失了，關鍵是要接任者知道該如何接著做下去，能夠按照已經制定的ERP項目管理規(guī)范流程去做。天下雨也罷，娘嫁人也罷，都無所謂。

　　(1)實施文檔，實施時所有東西都要形成過程和文檔

　　公司要防止ERP項目關鍵用戶離職給項目帶來損失的一項重要措施就是：在實施ERP項目中，建立規(guī)范的實施文檔。因為ERP關鍵崗位往往會影響業(yè)務的正常流程，如果缺乏必要的文檔措施，關鍵員工的離職就會給企業(yè)帶來不同程度的損失。小到職位交接和新人上崗的不便，大到諸如重要基礎數(shù)據(jù)、系統(tǒng)設置參數(shù)、技術資料、業(yè)務流程信息的丟失。

　　(2)從技術層面來說，參數(shù)設置是非常重要的。

　　特別是涉及系統(tǒng)參數(shù)設置的文檔，必須建立詳細的案卷，目錄等，并且要做到專人管理。因此，在實施ERP過程中，有必要將實施文檔信息視為重要財產，確保關鍵人員流失后實施文檔的安全性和可獲取性。

　　(3)實施文檔有助于本崗位的員工知道其上下層面的工作流程及細則。

　　詳細的實施文檔可以提高員工間的工作默契，同時也可以提高員工的局部素質問題，增進員工對工作的理解程度，使其更加適應業(yè)務的發(fā)展。當有某一員工不在其崗位上，其上下層面的員工也可以頂替上來。

　　古語云“凡事預則立，不預則廢”，對待ERP實施過程最大的風險：人員的流失，必須要做到未雨先綢繆。

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