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ERP實(shí)施的各種潛規(guī)則及其應(yīng)對策略

發(fā)布時(shí)間:  2012/8/15 10:13:20
J公司是一家經(jīng)營建筑工程的私營公司,公司成立初期只有幾個(gè)人,承接項(xiàng)目之后,就找一些包工隊(duì)來干活。經(jīng)過幾年的經(jīng)營,J公司逐漸成長壯大,員工由最初的幾個(gè)人發(fā)展到幾十個(gè)人。

  企業(yè)發(fā)展了,總經(jīng)理魏明(化名)的煩惱也越來越多。以前所有的事情都能一手掌握,現(xiàn)在卻覺得"鞭長莫及",很多事情自己也看不透、聽不到了。魏明越來越覺得不踏實(shí),特別是怕中層領(lǐng)導(dǎo)瞞報(bào)信息,而自己卻全然不知。

  90年代中期,魏明到香港一家公司考察,發(fā)現(xiàn)香港同行借助電腦、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段管理企業(yè),效果非常好;貋碇,他也為公司買了電腦、架了網(wǎng)絡(luò)。即便這樣,魏明感覺還是不能通盤掌握企業(yè)的運(yùn)營信息。

  就在ERP大行其道時(shí),魏明也動(dòng)心了。也許ERP能夠讓企業(yè)信息透明化?帶著這種夢想,魏明接觸了一些ERP廠商,最終一家專門從事工程管理軟件的公司中標(biāo)了。2003年J公司與之簽訂了50萬元的ERP合同。

  隨后,該軟件公司便開始為J公司實(shí)施ERP軟件。結(jié)果卻讓魏明大失所望:2004年花費(fèi)一年時(shí)間上線的系統(tǒng),卻一個(gè)流程也走不通。魏明急了,為什么在其他公司十分完美的系統(tǒng),到了自己企業(yè)就死活就走不通呢?

  這種上不去,下不來的感覺讓魏明卡得十分難受,只好四處求教高人來幫忙解決?墒钦垇淼"高人"卻一批一批地走了,魏明總結(jié)起來就是:"我說的話,搞技術(shù)的聽不懂,技術(shù)專家的滿嘴英文縮寫,讓我這個(gè)搞建筑的也弄不明白。"印象最深刻的一次,魏明帶著公司的幾位管理者,同這家公司的技術(shù)人員開了一天的會(huì),大家都試圖用對方能理解的語言去談,但是最后什么結(jié)果也沒有。

  情急之下,魏明開始廣發(fā)英雄帖,通過朋友找到一位既懂技術(shù)又懂管理的CIO。他能不能解決魏明的問題呢?

  這位CIO很快便了解了魏明的意圖,只花了一星期的時(shí)間,就把所有的流程全部理順了。魏明對這位CIO的評價(jià)是:"我說的話,他一下就能聽懂。"

  然而,理順了流程并不代表ERP能夠順利上線。原來,魏明只是希望通過ERP把企業(yè)內(nèi)部的管理對自己透明,讓自己的眼睛能夠放在每一個(gè)流程當(dāng)中,對業(yè)務(wù)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能了如指掌。

  可上了ERP之后,魏明發(fā)現(xiàn)它不僅把中層管理者的業(yè)務(wù)透明了,自己的一舉一動(dòng),公司的一舉一動(dòng)也全部都透明了。

  這讓魏明更加擔(dān)心了。幾十人的中小企業(yè),在業(yè)務(wù)操作中,難免有很多業(yè)務(wù)模式處于模糊地帶,成為潛規(guī)則,如果這些信息也都非常透明,公司業(yè)務(wù)不就沒法干了?讓魏明感到更加不適應(yīng)的是ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

  財(cái)務(wù)系統(tǒng)根本沒有能夠放置這些賬務(wù)的流程,以前能賺的錢賺不了,以前能辦的事兒也辦不成了。這套ERP不但不能提高企業(yè)的管理效率,反而是把企業(yè)發(fā)展的腳步給束縛住了。

  如果不借助信息系統(tǒng),魏明所想象的智能化的公司管理目標(biāo)便無法實(shí)現(xiàn),公司的發(fā)展壯大也將遇到瓶頸。但是如果按照現(xiàn)在這套ERP的方法,魏明的公司便是違背了整個(gè)行業(yè)的運(yùn)行規(guī)律,可能連日常的經(jīng)營都運(yùn)行不下去,魏明該如何選擇呢?

  ERP實(shí)施要考慮潛規(guī)則

  方凱旋 沃爾瑪(中國)投資有限公司信息系統(tǒng)部信息系統(tǒng)工程師

  ERP系統(tǒng)的實(shí)施,不僅要實(shí)現(xiàn)各種顯規(guī)則,還應(yīng)在ERP選型、計(jì)劃階段把各種潛規(guī)則擺上臺面,從系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程上做出調(diào)整,以滿足企業(yè)的需求,從而達(dá)到ERP實(shí)施的目標(biāo)。

  魏明選擇了一個(gè)既懂技術(shù)又懂管理的CIO把ERP上了線,但發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)太"透明",且與公司所在的建筑行業(yè)潛規(guī)則格格不入。從根本上說,這是因?yàn)樗系腅RP只遵從了公司和所在行業(yè)的顯規(guī)則,而沒有考慮企業(yè)、行業(yè)的特殊性,沒有照顧到行業(yè)和市場的潛規(guī)則。

  因此,要在一個(gè)企業(yè)中特別是中小民營企業(yè)里實(shí)施ERP,不僅要照顧到企業(yè)內(nèi)業(yè)已形成的潛規(guī)則,還要考慮到企業(yè)所在行業(yè)的潛規(guī)則。

  企業(yè)內(nèi)部有潛規(guī)則

  首先分析企業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則。國內(nèi)的中小民營企業(yè)大都有一定的家族色彩,其中很多創(chuàng)始人都有比較強(qiáng)的個(gè)性,需要牢牢控制著企業(yè)的各個(gè)部門,在企業(yè)的每個(gè)角落深深打下個(gè)人的烙印。

  案例中的魏明要求"把企業(yè)內(nèi)部的管理對自己透明,讓自己的眼睛能夠放在每一個(gè)流程當(dāng)中,對業(yè)務(wù)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能了如指掌"就是目前國內(nèi)諸多中小民營企業(yè)管理者真實(shí)的寫照。

  針對這一管理"潛規(guī)則",在中小企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)需要管理者明確上馬ERP的目的和目標(biāo),從自身需求的角度來組織實(shí)施,而不是簡單地把業(yè)務(wù)流程理順并切換入ERP系統(tǒng)。對于大多數(shù)中小型民營企業(yè)來說,由于資源、經(jīng)驗(yàn)?zāi)酥琳J(rèn)識的不足,要做到一步到位絕非易事,但起碼企業(yè)高層應(yīng)明確、公開說明上馬ERP要達(dá)到的基本目標(biāo),這是ERP項(xiàng)目成功實(shí)施的最基本要求。

  案例中的魏明應(yīng)該把自己這方面的需求明白傳達(dá)給CIO,上馬ERP是為了自己更有效掌握公司,而不是讓大家分享公司的管理。相信這個(gè)要求CIO從技術(shù)上很容易就可以實(shí)現(xiàn)。

  從CIO的角度來說,實(shí)施過程要有策略,不能盲目去做,要對公司有個(gè)全面了解,知道哪些東西是現(xiàn)在不能碰的,哪些東西是能碰的,哪些東西是將來能碰的。

  遵循行業(yè)潛規(guī)則

  從大環(huán)境來說,每個(gè)行業(yè)都有自身的特殊性,企業(yè)在商業(yè)競爭中遇到顯規(guī)則缺失的情境時(shí),潛規(guī)則往往起了很關(guān)鍵的作用。這些潛規(guī)則通常被認(rèn)為"慣例"。

  慣例存在于各行各業(yè)、各方面面,甚至國際上處理國與國之間的關(guān)系有時(shí)還得依靠"慣例"解決。具體到案例涉及的ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng),由于國內(nèi)的財(cái)務(wù)制度、稅收制度、資產(chǎn)管理制度與國外很不相同,如果是上馬國外公司開發(fā)的集成ERP系統(tǒng),其中的財(cái)務(wù)模塊需要做大量更改以適應(yīng)本國國情。

  案例中魏明應(yīng)召集CIO與財(cái)務(wù)部一起找出現(xiàn)有系統(tǒng)與財(cái)務(wù)流程的差距,重新審視公司現(xiàn)有財(cái)務(wù)制度,力求使系統(tǒng)支持現(xiàn)有大部分財(cái)務(wù)流程。同時(shí)財(cái)務(wù)部門也適當(dāng)改變系統(tǒng)目前無法實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程。

  從長遠(yuǎn)看,案例中所暗示的潛規(guī)則會(huì)越來越少,因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展需要企業(yè)管理者制定完整、有效的規(guī)則,讓所有事情都擺在陽光下,透明、公開、公正地進(jìn)行,要不然,如果企業(yè)被不良的潛規(guī)則纏繞在身,企業(yè)的生命周期就會(huì)有短命或長不大的危機(jī)。

  綜上所述,ERP系統(tǒng)的實(shí)施,不僅要實(shí)現(xiàn)各種顯規(guī)則,還應(yīng)在ERP選型、計(jì)劃階段把各種潛規(guī)則擺上臺面,從系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程上做出調(diào)整以滿足企業(yè)的需求,從而達(dá)到ERP實(shí)施的目標(biāo)。

  靈活應(yīng)對潛規(guī)則

  崔言民 青島金王集團(tuán)副總裁

  一方面,將企業(yè)中所有的業(yè)務(wù)流程都整理出來,實(shí)現(xiàn)程序化和書面化;另一方面,分析外部潛規(guī)則,短期內(nèi)可以規(guī)范化的,納入ERP系統(tǒng)管理。

  案例中的"潛規(guī)則"是一種看不見、摸不著,行之有效、但擺不上桌面的行為方式。

  西方管理理念中,企業(yè)潛規(guī)則屬于組織行為學(xué)的范疇。管理大師賴特指出,規(guī)則是在組織中,一種被兩個(gè)人或者兩個(gè)以上的人共同認(rèn)同的態(tài)度、觀念、感受、行為,來指引他們的日常工作,規(guī)則可以是正式的,也可以是非正式的。相對于公司愿景使命、發(fā)展策略、企業(yè)文化、規(guī)章制度的顯規(guī)則,潛規(guī)則屬于"非正式"的規(guī)則。

  潛規(guī)則可以分為兩種類型:一種是適應(yīng)外部的,就是企業(yè)在生存和成長過程中適應(yīng)環(huán)境要求而存在的,如行業(yè)的潛規(guī)則;另外一類是用于處理內(nèi)部事務(wù)的。在企業(yè)運(yùn)作中,潛規(guī)則每時(shí)每刻都存在,發(fā)揮著它的作用。

  J公司總經(jīng)理在ERP實(shí)施中梳理流程時(shí),和企業(yè)運(yùn)作過程中的潛規(guī)則發(fā)生沖突。這是J公司從小到大,從不規(guī)范走向規(guī)范,必然經(jīng)歷的過程。根據(jù)潛規(guī)則的類型,這種沖突也分成兩類。

  ERP VS內(nèi)部潛規(guī)則

  在J公司的發(fā)展過程中,沒有將企業(yè)內(nèi)部規(guī)則制度及時(shí)規(guī)范化、合理化。顯規(guī)則的不完善,使?jié)撘?guī)則的存在成為一種合理。

  任何一個(gè)企業(yè)中,顯規(guī)則都不可能完全正確和完善,但顯規(guī)則不能發(fā)揮有效作用的時(shí)候,潛規(guī)則就會(huì)凸現(xiàn),起到實(shí)際的調(diào)節(jié)作用。而企業(yè)發(fā)展是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,不可能用一種規(guī)則去應(yīng)付,縱使是顯規(guī)則,也是在變化之中,可以說,規(guī)則總是落后于企業(yè)的發(fā)展,在新的規(guī)則還沒有建立的時(shí)候,潛規(guī)則就閃亮登場了。

  而ERP的流程梳理是將企業(yè)中所有的業(yè)務(wù)形成一個(gè)明確的、成文的業(yè)務(wù)規(guī)則,并納入系統(tǒng),這就將常年在水下運(yùn)行的潛規(guī)則暴露出來,迫使企業(yè)對潛規(guī)則持續(xù)不斷的轉(zhuǎn)化、改良。打破不利的潛規(guī)則,轉(zhuǎn)化合理的潛規(guī)則。

  中國文化是潛規(guī)則存在的文化心理背景。中國文化講究"民可使由之,不可使知之",很多事情你可以去做,但是,至于為什么要這樣,不習(xí)慣告訴別人。這種文化習(xí)慣,也使很多企業(yè)活動(dòng)蒙上了一層神秘色彩,特別是在不同的層級之中,更是這樣。領(lǐng)導(dǎo)交代下級做什么事情,有時(shí)候是不說明原因的,關(guān)鍵看你的領(lǐng)悟,就產(chǎn)生了很多潛規(guī)則。

  而ERP系統(tǒng)是企業(yè)的公共信息平臺,講求的就是打破部門間的壁壘,實(shí)現(xiàn)信息透明,協(xié)調(diào)合作。在ERP系統(tǒng)中,人人都是平等的信息提供者和受益者。這種交流是雙向的,哪些只能"人腦"領(lǐng)悟的,單向的潛規(guī)則是無法、也不能放到"電腦"中的。

  ERP VS外部潛規(guī)則

  J公司總經(jīng)理之所以能看到香港的同行能很好的應(yīng)用ERP系統(tǒng),其前提條件之一是香港的建筑行業(yè)相對比較規(guī)范,可以按照標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。這些外部的潛規(guī)則,一方面,單個(gè)企業(yè)無法改變,需要從宏觀層面加大力度,壓縮潛規(guī)則發(fā)揮的空間;另一方面,并不是所有企業(yè)都完全遵從這些行業(yè)的潛規(guī)則。

  當(dāng)企業(yè)在掘第一桶、第二桶金時(shí),為了生存需要遵從這些潛規(guī)則。在這過程中潛規(guī)則或許占主導(dǎo)地位。但是從長期角度來看,企業(yè)不斷成長擴(kuò)大,必定要走向制度的明確化與制度化,顯規(guī)則將成為企業(yè)發(fā)展的主流。

  因此我建議J公司在真正運(yùn)行ERP系統(tǒng)之前,應(yīng)該完成以下幾件事:

  1、改變企業(yè)文化,建立一個(gè)相互信任、團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍。

  從根本上講,J公司總經(jīng)理想上ERP系統(tǒng)的原因不是想打破信息壁壘,實(shí)現(xiàn)更快更好的信息溝通,而是出于對部屬的不信任(這也是他的潛規(guī)則)。如果高層都是這種思維,如何能要求其它員工能做到相互信任、團(tuán)結(jié)協(xié)作呢?又怎么能讓總經(jīng)理和大家相信ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是真的呢?

  2、梳理和優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程。將企業(yè)中所有的業(yè)務(wù)流程都整理出來,把可能找到潛規(guī)則全面曝光并優(yōu)化后,再實(shí)現(xiàn)程序化和書面化。這樣實(shí)施ERP就會(huì)事半功倍。

  3、分析外部潛規(guī)則,可以在短期內(nèi)規(guī)范化的,則納入ERP系統(tǒng)管理。需要長期存在的,則暫時(shí)不納入系統(tǒng)管理。畢竟ERP只是企業(yè)管理的工具之一,它無法代替人的作用。

  如同一把雙刃劍,積極、健康、向上的潛規(guī)則可以在企業(yè)中不斷發(fā)揚(yáng),總結(jié)成比較好的規(guī)章制度,上升為企業(yè)文化,最后為企業(yè)服務(wù)。反之,消極的、不利的潛規(guī)則,諸如一些不能拿到桌面來談的東西,則屬于一種邊緣行為,需要消滅和改變的。


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