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ERP切換,切忌“藕斷絲連”

發(fā)布時間:  2012/8/16 13:55:33
ERP的實施經(jīng)歷過選型、培訓(xùn)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、會議室試點后,就面臨著最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié),就是ERP系統(tǒng)的切換,所謂切換就是要求拋棄目前手工操作的模式,采用全新的ERP系統(tǒng)操作模式,這對于整個企業(yè)來說,不僅是一次業(yè)務(wù)流程的變革,更是一次管理思想上的洗禮。如何更好的走完這最后一步,對整個項目的成功實施起著決定性的作用。

  切換前期的準(zhǔn)備工作必須十分充分,如果草率行事,注定要失敗。應(yīng)該說會議室試點是ERP是否能夠正常運行的一次模擬考試,針對在這次考試中出現(xiàn)的問題點,必須十分重視。一般情況下,會議室試點中爆發(fā)的主要問題有以下兩點:其一是業(yè)務(wù)流程重組不徹底,現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程無法適應(yīng)ERP操作模式的需要,當(dāng)出現(xiàn)了這類問題后,公司一把手必須真正重視起來,把生產(chǎn)過程中無法解開的死結(jié)徹底解決掉,決不能手軟,該換人的必須換人,該撤并的崗位堅決撤并,該增設(shè)的硬件馬上添加等等,不斷優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程是成功實施ERP系統(tǒng)的先決條件,有些公司就忽視了這一點,他們的觀點不是去主動適應(yīng)新的流程,而是不斷的對ERP軟件進行二次開發(fā),讓ERP系統(tǒng)來適應(yīng)企業(yè),結(jié)果將系統(tǒng)改得面貌全非,毫無可操作性,最后不得不以失敗而告終。其二是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量太差,賬務(wù)不符,BOM表結(jié)構(gòu)錯誤,生產(chǎn)計劃參數(shù)設(shè)置錯誤等,因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是一項十分細(xì)致繁瑣的工作,不能一籌而就,必須扎扎實實的去做。除了靜態(tài)數(shù)據(jù)外,動態(tài)數(shù)據(jù)的分割鏈接也非常重要,也就是將手工系統(tǒng)的各種操作截斷,如何導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)中。在導(dǎo)入動態(tài)數(shù)據(jù)時,我們可以設(shè)計一個動態(tài)數(shù)據(jù)切換的計劃表,主要內(nèi)容包括如何安排結(jié)賬、庫存余額、倉庫盤點、生產(chǎn)線存貨盤點等,還有一些業(yè)務(wù)訂單、生產(chǎn)訂單、采購訂單的處理,統(tǒng)計出已經(jīng)下達(dá)但還沒有處理的相關(guān)訂單和正在處理的相關(guān)訂單,主要參與者包括銷售部的業(yè)務(wù)人員、采購、生產(chǎn)計劃員、倉管員等,此項工作必須細(xì)致,要求有較高的準(zhǔn)確性。

  要保證ERP系統(tǒng)的順利切換,前期的培訓(xùn)工作是不能忽視的,需要強調(diào)的是ERP培訓(xùn)千萬不要走過場,不要只是注重形式和敷衍了事,必須講究實效。培訓(xùn)面必須廣,因為前期實施顧問的培訓(xùn)主要是針對項目組成員和公司的中高層領(lǐng)導(dǎo),培訓(xùn)的對象有限,而且對專業(yè)知識的要求較高,一般的基礎(chǔ)管理人員很難聽懂。所以后期的培訓(xùn)主要是針對一些基層的管理人員和員工,如班組長、領(lǐng)料員、倉管員、采購員、計劃員等,培訓(xùn)的主要內(nèi)容是ERP系統(tǒng)的基本原理、新的業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)操作界面、管理思想以及對他們的要求等,在培訓(xùn)過程中,可以利用播放幻燈片、ERP基礎(chǔ)知識競賽、上機模擬操作競賽和各種激勵的形式,激發(fā)廣大員工學(xué)習(xí)ERP的積極性,特別是在工作習(xí)慣上,如何改變思維定勢,接受新的管理思想,這一點是最難的,我們要充分展示ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢,耐心解答他們提出的疑問,使他們樹立信心。畢竟是一種全新的思想,在新的業(yè)務(wù)流程環(huán)境下,勢必會影響到一些人的個人利益,如有些人的權(quán)利減少了,有些崗位不存在了,有些人面臨重新掌握電腦知識的壓力等。在這里特別強調(diào)一點,切換前期,建立一個良好的模擬環(huán)境是非常重要的,不僅是培訓(xùn)的時候可以使用,也方便廣大員工業(yè)余時間操作練習(xí),還可以對相關(guān)案例進行分析和測試等。

  新舊系統(tǒng)切換的磨合期一定存在,我們必須用正確的心態(tài)去對待它,我們要做的是盡量縮短這個磨合期,而不能急于求成。從項目一開始,我們應(yīng)該對它有合理的期望,客觀的看待問題。任何新事物都不會是一帆風(fēng)順的,如果一開始期望太高,太理想化,不僅給項目組成員太大的壓力,而且還會影響到廣大員工對ERP系統(tǒng)的信心,我們可以把這個磨合期看作是黎明前的黑暗。一般情況下,切換的初期是手工系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)操作并行的局面,目的是為了保證正常的生產(chǎn)運作,因為系統(tǒng)切換不可能將生產(chǎn)都停止下來,還有一個目的是為了印證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,但這種形式的時間不能持續(xù)太長,否則,大家使用ERP系統(tǒng)的的積極性會逐漸衰退。ERP系統(tǒng)不可能一開始就是非常的完美,它是一個邊使用邊調(diào)整的過程,我們只有在使用的過程中去發(fā)現(xiàn)問題,才能集中力量解決問題,如果將系統(tǒng)拒之于工作之外,那里面存在的問題永遠(yuǎn)都解決不了。只有通過反復(fù)不斷的修整,ERP系統(tǒng)才會更完善。我們必須明確,兩套系統(tǒng)并行,工作量非常大,相關(guān)人員就會過分依賴于手工帳,不信任ERP里的數(shù)據(jù),同時還會造成人手不夠用,再加上操作人員對軟件不熟悉,誤操作的情況就會時有發(fā)生,至于一些錄單人員疲于數(shù)據(jù)錄入,根本沒有時間去核對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,導(dǎo)致系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量不僅沒有提高,反而下降。其實,要解決這類問題,辦法只有一個:在保證企業(yè)業(yè)務(wù)正常運行的情況下,盡快實行單一的ERP操作系統(tǒng)。就像小孩子一樣,不及時斷奶,就永遠(yuǎn)長不大。事實上,在手工操作的情況下,我們也經(jīng)常出現(xiàn)一些問題,如下錯單、漏下訂單,物料需求計劃的錯誤等,在ERP系統(tǒng)中,類似情況也許會出現(xiàn),但只要是在使用系統(tǒng)過程中發(fā)現(xiàn)了這些問題就是進步。

  成功切換只是起點,要使ERP系統(tǒng)在今后的生產(chǎn)中能夠真正產(chǎn)生效益,還有很長的一段路要走,我們要把ERP系統(tǒng)作為管理企業(yè)的一條主線,把它作為一把斬斷企業(yè)管理問題這團亂麻的快刀,把它作為本質(zhì)工作的一部分,只有這樣,才能真正享受到ERP系統(tǒng)帶給我們的快樂。


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