ERP的項目監(jiān)理

　　監(jiān)理最早是出現(xiàn)在建筑物的建筑過程中的，為保證質(zhì)量和工作進(jìn)度，發(fā)展商和承建商引進(jìn)第三方監(jiān)理，以保證合同雙方的權(quán)益。后來監(jiān)理制逐步為其他的項目式的業(yè)務(wù)所接受和引入，目前信息系統(tǒng)的監(jiān)理可以說是一條還沒有人涉足的路，目前在國內(nèi)外還都沒有規(guī)范系統(tǒng)的政法規(guī)和解決措施。所以今天我們主要是探討一下企業(yè)信息化特別是在ERP建設(shè)中的監(jiān)理需要闡述的幾個主要問題。

　　項目監(jiān)理的角色應(yīng)該由誰來擔(dān)綱

　　目前在ERP領(lǐng)域中雖然不是水深火熱，但是情形也不容樂觀，特別是一些比較知名的企業(yè)的失敗案例，讓合同的雙方都陷入尷尬的境地，甚至出現(xiàn)這樣的情況，一企業(yè)耗資千萬采用國外一系統(tǒng)，對外宣傳使用非常成功，殊不知實施的并不順利，功能也不是很符合企業(yè)的業(yè)務(wù)要求，企業(yè)的員工私下說“系統(tǒng)亂的很”，所以沒有監(jiān)理，ERP就成了雞肋，他讓企業(yè)耗資巨大，嚴(yán)重的挫傷了企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的良苦用心，打掉牙往自己肚里吞，還要說好，使企業(yè)信息化成為一個悲劇。

　　要避免這種悲劇，必須建立監(jiān)理制度，這就要國家相關(guān)部門，如：國務(wù)院、國家經(jīng)貿(mào)委和信息產(chǎn)業(yè)部等相關(guān)國家職能部門出面組織中國軟件協(xié)會、地方職能部門聯(lián)合專業(yè)的軟件企業(yè)、咨詢企業(yè)成立相關(guān)的獨(dú)立性質(zhì)的第三方監(jiān)理公司，來監(jiān)督和服務(wù)于信息化建設(shè)的供求雙方。

　　由上述部門組成或協(xié)助建立的第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)對于ERP項目的進(jìn)行是有利的，因為監(jiān)理人利益獨(dú)立與雙方之外，可以根據(jù)合同來協(xié)調(diào)雙方在項目進(jìn)程中出現(xiàn)的問題，可以客觀公正的提出相關(guān)意見和措施，保證項目的質(zhì)量和進(jìn)度。同時第三方監(jiān)理擁有很強(qiáng)的咨詢能力，可以幫助雙方解決一些技術(shù)和管理難題，促進(jìn)項目進(jìn)展。作為可以保證對ERP項目實施成功與否做公正客觀評價，又可以使ERP市場企業(yè)用戶和軟件提供商甲、乙雙方的市場行為規(guī)范起來，客觀上促使ERP軟件提供商提供高質(zhì)量的符合企業(yè)業(yè)務(wù)需求的軟件系統(tǒng)和實施服務(wù)，從而提高企業(yè)對實施ERP系統(tǒng)的信心，最終使中國的管理軟件行業(yè)步入正途，達(dá)到提高國民經(jīng)濟(jì)信息化程度提高和企業(yè)信息化應(yīng)用成功的第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該是在企業(yè)信息化過程中擔(dān)綱監(jiān)理角色的最主要的人選，當(dāng)然，政府的職能機(jī)構(gòu)和相關(guān)的行業(yè)協(xié)會應(yīng)在其中起相關(guān)的指導(dǎo)和幫助。

　　但是我們必須清晰的認(rèn)識到，企業(yè)信息化ERP是一個涉及多學(xué)科、多技術(shù)、和多領(lǐng)域的復(fù)雜信息系統(tǒng)，在其監(jiān)理工程中，實際上就是一個信息交互的過程，目的是將問題發(fā)現(xiàn)和解決在早期階段，萌芽狀態(tài)。同時ERP監(jiān)理過程是一個團(tuán)隊工作TM(TeamWork)的過程，因為ERP涉及多學(xué)科技術(shù)的特性，必須通過團(tuán)隊工作來使這些學(xué)科相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一的工作。所以ERP項目監(jiān)理過程中，一個團(tuán)隊的工作是有效、成功監(jiān)理的保證，監(jiān)理不能是單打獨(dú)斗的。

　　監(jiān)理的機(jī)構(gòu)和角色都有了以后，我們就要確定我們應(yīng)該確立什么樣的監(jiān)理機(jī)制，來保證監(jiān)理機(jī)構(gòu)的日常作業(yè)的進(jìn)程，保證監(jiān)理項目保質(zhì)保量的完成。

　　建立合理的項目監(jiān)理機(jī)制

　　首先，我認(rèn)為這種監(jiān)理機(jī)制必須由企業(yè)、軟件商，咨詢商、相關(guān)行業(yè)協(xié)會、國家職能部門共同商訂。因為企業(yè)的行業(yè)業(yè)務(wù)不同、規(guī)模不同、管理的體制也不同，所以很難用共同的標(biāo)準(zhǔn)去衡量系統(tǒng)的應(yīng)用成功與否。所以應(yīng)該由不同的機(jī)構(gòu)和組織來制定相應(yīng)的機(jī)制，根據(jù)不同的特點(diǎn)制定出不同的適合于各種特性的企業(yè)的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)理機(jī)制。如工業(yè)和商業(yè)的ERP系統(tǒng)有很大的區(qū)別，那么就要建立工業(yè)和商業(yè)兩種不同的監(jiān)理評價和管理機(jī)制。所以建立監(jiān)理機(jī)制，也要求監(jiān)理機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗和對特殊行業(yè)的的業(yè)務(wù)的深入了解。

　　在ERP項目監(jiān)理中，看ERP有無效果，主要是看ERP實施后，企業(yè)是否更強(qiáng)壯，核心競爭力是否明顯加強(qiáng)。當(dāng)然評價的標(biāo)準(zhǔn)也有定量的，如最底庫存量、交貨提前期等。ERP實施人員經(jīng)常會碰見這樣的尷尬，某日，實施方和使用方應(yīng)該確認(rèn)前一階段任務(wù)的完成情況，但雙方的某一方怕承擔(dān)責(zé)任而遲遲不簽字確認(rèn)。因此項目開始拖拉，結(jié)果越陷越深，最后掉入“IT黑洞”。

　　ERP項目的整個過程，對ERP項目的所有階段性成果和目標(biāo)都必須進(jìn)行有效的監(jiān)督執(zhí)行與確認(rèn)，直至項目完全成功結(jié)束，監(jiān)理機(jī)構(gòu)給出項目監(jiān)理報告書，證明雙方任務(wù)與權(quán)益的完成，整個項目才算真正的結(jié)束。同時監(jiān)理機(jī)制應(yīng)該象ISO質(zhì)量保證體系那樣，每年對監(jiān)理單位進(jìn)行重新認(rèn)證，因為ERP是一個管理持續(xù)改進(jìn)的過程，沒有一個企業(yè)的管理會因為ERP的實施而一次到位，所以復(fù)檢監(jiān)理認(rèn)證是保證企業(yè)信息化應(yīng)用更上一層樓的有效措施。 當(dāng)然作為第三方的建立機(jī)構(gòu)也有他的利益所在，其監(jiān)理機(jī)制也會因為他的價值和利益取向而有所改變，所以必須發(fā)揮政府職能部門和媒體輿論的優(yōu)勢，保障監(jiān)理機(jī)制發(fā)揮有效的真實作用。但如何具體的進(jìn)行這些工作由于沒有一個可遵循的模式，所以目前只能靠我們自己去慢慢的探索。

　　當(dāng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)和組織都有了，監(jiān)理機(jī)制也建立起來了，那么我們就談?wù)劦降兹绾螌嵤┢髽I(yè)信息化的項目監(jiān)理。

　　怎樣進(jìn)行信息化的項目監(jiān)理

　　在信息化的項目監(jiān)理中我們一般將監(jiān)理過程分為三部分：項目前監(jiān)理，項目過程監(jiān)理，和項目后期監(jiān)理。監(jiān)理的主要內(nèi)容包括：項目實施目標(biāo)和計劃的監(jiān)理、項目投入資源和項目成果的監(jiān)理、項目實施效益的監(jiān)理。

　　在項目的前期監(jiān)理，主要是在項目啟動前對項目進(jìn)行監(jiān)督和控制，實施項目監(jiān)理的主要內(nèi)容包括：總體計劃、范圍和目標(biāo)，考證項目計劃的可行性和范圍可容性和目標(biāo)的科學(xué)性及可實現(xiàn)性;預(yù)期的投資效益和評估標(biāo)準(zhǔn)，驗證預(yù)期效益的科學(xué)性和評價標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)全面性和公正性;項目的困難和阻力，找出主要的阻力點(diǎn)和問題結(jié)，作到知己知彼百戰(zhàn)不殆;克服困難的決心和措施，為將來項目順利進(jìn)行掃請障礙。這里主要是對項目前期的計劃工作進(jìn)行審核，保證項目在一個可靠的計劃下進(jìn)行。

　　項目過程監(jiān)理，主要是在項目進(jìn)行的過程中對項目進(jìn)行監(jiān)督和控制。其具體內(nèi)容有：監(jiān)理項目階段計劃，監(jiān)督階段計劃的執(zhí)行進(jìn)度，并指導(dǎo)進(jìn)行合理調(diào)整;監(jiān)督項目的實際投入，保證投入的合理性，保證后續(xù)階段的可持續(xù)性;監(jiān)督項目的實際結(jié)果，保證階段結(jié)果與階段進(jìn)程計劃相同或相符;監(jiān)督項目實施中的困難和阻力，提出建議性措施和解決方法，避免項目的重大停頓或中止;監(jiān)督克服困難的措施，保證解決困難的措施有效性和可行性，保證項目進(jìn)程的順利進(jìn)行。

　　項目的后期監(jiān)理，主要是在項目實施結(jié)束后繼續(xù)對項目進(jìn)行監(jiān)督和控制。主要包括：監(jiān)督項目的實際總投入，投入的出入出現(xiàn)在哪里，并作為經(jīng)驗記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考;監(jiān)督項目的實際成果，找出與計劃值的差別，以及出現(xiàn)問題的地方，并作為經(jīng)驗記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考;項目的實際效益，與期望值的差別，以及出現(xiàn)問題的地方，并作為經(jīng)驗記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考;改進(jìn)之處與措施，做為經(jīng)驗知識積累，用與組織的知識庫，方便下次相似項目的實施。此階段的監(jiān)理主要是做些總結(jié)和評價的事情，并進(jìn)行企業(yè)知識積累管理。

　　下面我們具體的對項目管理的三個階段在任務(wù)和方法上進(jìn)行詳細(xì)的論述：

　　1、項目前期監(jiān)理

　　在項目啟動之前，就需要對項目進(jìn)行監(jiān)督和控制。在這個階段，企業(yè)一般會對整個項目抱有較高的期望值，但是對項目的實施進(jìn)程，項目所需的投入和實施過程可能會出現(xiàn)的問題和阻力沒有或不是非常的了解。因此，在這個階段，項目實施監(jiān)理的任務(wù)首先是要幫助企業(yè)建立兩個概念：ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么和怎么去實現(xiàn)一個ERP系統(tǒng)。項目實施監(jiān)理在這一階段的任務(wù)是：

　　○ 確保項目的總體范圍和目標(biāo)以及對項目期望值合理;

　　○ 確保項目雙方對項目的認(rèn)識是一致的;

　　○ 確保雙方能保證項目實施所需要的投入;

　　○ 確保項目雙方對今后項目實施過程中可能遇到的困難和阻力有充分的評估并有應(yīng)對措施。

　　這包括：

　　○ 項目實施的總目標(biāo)和分階段目標(biāo);

　　○ 達(dá)到這些分階段目標(biāo)的時間表;

　　○ 達(dá)到這些目標(biāo)所需要的資源保證和達(dá)到每一個目標(biāo)的責(zé)任者;

　　○ 評價達(dá)到這些目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法;

　　○ 高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)了這一計劃和目標(biāo)。

　　2、項目過程監(jiān)理

　　項目過程監(jiān)理主要是指在項目的進(jìn)行過程中，對項目進(jìn)行監(jiān)督和控制，其主要的作用和任務(wù)是控制項目實施過程中投入的各種資源和達(dá)到的目標(biāo)，使之達(dá)到項目實施計劃的要求。

　　從許多的項目實施的經(jīng)歷過程來看，鮮有一個項目是完全按照實施計劃來進(jìn)行的，因為再好的計劃也不能完全的預(yù)見所有的問題并事先制訂出對策，所以對實施過程的監(jiān)督和控制，主要著眼與以下幾個方面：

　　○ 要使實施各方都明白計劃是嚴(yán)肅的;

　　○ 即使計劃是嚴(yán)肅的，但也是可以調(diào)整的，但調(diào)整的計劃必須合理，并得到高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

　　○ 化整為零，按每一個實施的小階段對投入的資源和達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督控制;

　　○ 發(fā)生問題是正常的，不控制問題是不正常的;

　　○ 控制問題的方式有追究責(zé)任、調(diào)整資源、改變方法、調(diào)整計劃、停止計劃。

　　在項目實施的過程中，監(jiān)督和控制的依據(jù)是計劃和目標(biāo)，監(jiān)督和控制的主要目的是要使實施工作按計劃進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)有問題發(fā)生時，其直接的表現(xiàn)就是實施結(jié)果偏離了原來的計劃和目標(biāo)，在這種情況下，項目監(jiān)理的工作，就是要及時發(fā)現(xiàn)這種偏離，并分析這種原因，如果是因為原來的計劃和目標(biāo)制訂的不合理，或者發(fā)生了預(yù)料之外的情況而又無法克服，這樣就必須調(diào)整計劃和目標(biāo)。如果不是原來的計劃和目標(biāo)的問題，則一定是資源的問題，這里講的資源是廣意的，包括時間、人力、資金、技術(shù)和工具等。

　　3、項目后期監(jiān)理

　　項目后期監(jiān)理主要是指在項目完成后，再對項目整個實施過程進(jìn)行回顧、分析和評判，考察項目實施結(jié)果，分析項目實施的得失。這個工作的主要作用是：

　　○ 分析整個系統(tǒng)實施工作和計劃目標(biāo)的吻合程度;

　　○ 分析系統(tǒng)還存在那些需要改進(jìn)和提高的地方;

　　○ 總結(jié)出一套適合本企業(yè)管理系統(tǒng)的實施方法。

　　在具體的項目中，可能對監(jiān)理方的選擇合同的雙方可能會有一些更完善的考慮，可能會考慮由不同的組織和人員在系統(tǒng)實施的不同階段擔(dān)任系統(tǒng)實施的監(jiān)理工作，但是無論由誰來，在什么時間進(jìn)程里進(jìn)行監(jiān)理，對監(jiān)理方的要求是不變的：

　　○ 項目實施監(jiān)理方應(yīng)該對企業(yè)業(yè)務(wù)，ERP和ERP的項目實施有較深的認(rèn)識;

　　○ 項目實施監(jiān)理方應(yīng)該是有經(jīng)驗的，比較公正和負(fù)責(zé)任的機(jī)構(gòu)組織和人員;

　　○ 實施監(jiān)理方對參與項目實施的各方面的力量都有比較清晰的認(rèn)識，并且要求監(jiān)理方組織機(jī)構(gòu)的成員善于溝通與交流;

　　○ 項目監(jiān)理方與企業(yè)的利益不能太對立也不能太無關(guān);

　　○ 對項目監(jiān)理方通過監(jiān)理活動獲取的各種利益的限度和范圍進(jìn)行界定，防止出現(xiàn)舞弊行為。

　　ERP項目實施成功與項目實施監(jiān)理有很大的直接關(guān)系，項目監(jiān)理的好壞，關(guān)系到企業(yè)ERP項目的實施成敗，所以應(yīng)該引起中國目前準(zhǔn)備實施ERP項目企業(yè)的重視。隨著ERP在國內(nèi)逐步深入人心，其應(yīng)用也逐步深入，ERP軟件供應(yīng)商的背景、經(jīng)驗、特點(diǎn)、長處實力也會越來越清晰。因此將來企業(yè)在決定實施ERP項目時，選擇支持服務(wù)商，要比選擇軟件提供商要更重要，而是否進(jìn)行項目監(jiān)理和選擇由誰監(jiān)理，可能比選擇支持服務(wù)上更重要。

　　最后，要強(qiáng)調(diào)的是，過去在國內(nèi)的項目監(jiān)理中，走過場是最常見的，這樣后來也出了不少問題，甚至是人命關(guān)天的大問題，希望在ERP的項目監(jiān)理中可以避免出現(xiàn)這種問題，否則企業(yè)信息化又將成為一句空話。

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